Jakobs Praktikanten-Tagebuch – Erste Einblicke in die Event-PR

Jakob lebt seit längerem in Berlin. Er ist Wirtschaftspsychologe und absolviert sein Praktikum bei Mashup Communications, um sich mit dem Thema Storytelling auseinanderzusetzen. In seinem Tagebuch beschreibt er seine Erfahrungen und Vorgehensweise bei einer Eventplanung.

Liebes Tagebuch,

im Januar durfte ich als Praktikant mein erstes Event mitverantworten. Ich hätte nicht gedacht, wie viel Arbeit in Planung fließen kann und nichts davon für Außenstehende zu sehen ist. Aus diesem Grund möchte ich ein bisschen von den Erfahrungen meiner ersten Event-PR bei Mashup berichten. 

Die Planung – der frühe Vogel fängt den Wurm

Eine Veranstaltung kann das leckerste Buffet und die interessantesten Themen haben, wenn keiner davon weiß, dann steht man am Ende alleine da. Das musste selbst der kürzlich verstorbene Wissenschaftler Stephen Hawking erfahren. Er organisierte 2009 ein Event für Zeitreisende, doch keiner tauchte auf. Die Einladung wurde nämlich erst im Nachhinein versandt. Hawkings feierte alleine. Das sollte uns von Mashup natürlich nicht passieren. Meine Aufgabe war es also dafür zu sorgen, dass viele Interessierte zu der geplanten Veranstaltung, einer Panel-Diskussion über die Zukunft des europäischen Datenschutzes, kommen. Ein spannendes Thema, vor allem weil wir unter anderem den europäischen Parlamentarier Jan Phillip Albrecht als Redner gewinnen konnten. Ich erstellte also Excel-Tabellen mit Journalistenkontakten, rief viele große und kleine Medien an und stand mit einigen im regen E-Mail-Kontakt. Die wirklich heiße Phase ging dann zwei Wochen vor Beginn des Events los. Mir war klar, das Thema ist brisant, die Presse musste aber davon überzeugt werden. Datenschutz, dachte ich, ist eines der wichtigsten Themen meiner Generation. So einfach, wie ich annahm, war es dann wiederum nicht. Mein Team und ich konnten an die 100 Anmeldungen registrieren. Ich hätte mir allerdings noch größeren Zulauf gewünscht. 

Der Veranstaltungstag – die Früchte der Arbeit ernten

Einfach nur unglaublich! Man arbeitet zwei Wochen auf einen Tag hin. Wenn er dann endlich anbricht, ist die Aufregung natürlich groß. Früh am Morgen aufstehen, schnell einen Kaffee trinken und dann Visitenkarten im Büro abholen. Unser Kunde stellte den Veranstaltungsort zur Verfügung. Meine Aufgabe war es, das Event auf Fotos festzuhalten, zu Netzwerken und bei unserer Instastory auszuhelfen. Von 100 eingeladenen Gästen kamen ca. 60 – ein wirklich zufriedenstellendes Ergebnis. Als erstes gab es Vorträge von den jeweiligen Gastrednern der Veranstaltung und danach eine Podiumsdiskussion. Die einheitliche Meinung war dabei, dass Datenschutz in unserer Gesellschaft noch nicht richtig angekommen ist. Flink sprang ich von einer Position im Raum zur anderen. Mein Ziel war es die besten Fotos zu machen. Nebenbei naschte ich vom Buffet. Schließlich muss man jede Chance für gutes Essen nutzen! Gegen Ende der Veranstaltung sprach ich mit einigen Journalisten und konnte meine Smalltalk-Skills unter Beweis stellen. Ganz „zufällig“ ergab sich dann natürlich die Möglichkeit uns als Agentur sowie unseren Kunden vorzustellen. Nachdem auch das beendet war, begab ich mich mit Sack und Pack wieder in unser Büro zurück. Dort suchte ich die besten Fotos der Veranstaltung raus und bearbeitete diese. Ein aufregender Tag ging zu Ende. 

Die Tage danach – auf Vorschusslorbeeren kann man sich nicht ausruhen

Eigentlich hätte ich mich gerne am Tag nach der Veranstaltung zurückgelehnt. Das Event ist doch vorbei, dachte ich. Leider ist die Nachbereitung genauso – vielleicht sogar wichtiger – als die Vorbereitung. Man kennt es ja selbst: Ein Vortrag kann hochinteressant sein, und trotzdem ist am Tag darauf alles vergessen. Bei der Presse arbeiten auch nur Menschen. Die können sich auch nicht mehr an jedes Detail erinnern. Eine kleine Erinnerung in Form von z.B. einer Pressemitteilung ist da natürlich extrem hilfreich. Gesagt, getan! Im Team entwarfen wir eine Zusammenfassung des Events, verschickten diese und riefen ein paar Tage danach nochmal die wichtigsten Medien an. Schließlich musste das Event und der Kunde Publik gemacht werden. Ein voller Erfolg war, dass es einige schöne Veröffentlichungen gab und natürlich, dass ich einiges gelernt habe. Neben dem Ausbau meiner Telefonie- und Recherchefähigkeiten habe ich zahlreiche Einblicke in den Vorgang einer Eventplanung bekommen.

Ich hoffe, dir hat mein kleiner Einblick gefallen. Schau doch mal bei den anderen Beiträgen auf unserem Blog vorbei. Uns Mashies macht es eine große Freude, dich mit auf unsere Reise als Praktikanten zu nehmen.