Hinter den Kulissen: 3 Tipps für eine gelungene Pressereise

„Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was erzählen“, lautet ein altes Volkslied. Da ist was Wahres dran, daher sind Pressetrips ein klassisches und allseits beliebtes PR-Instrument. Für viele Journalisten ist der Trip eine willkommene Abwechslung vom Büroalltag. Sie können dabei die Produktionsstätte sowie Mitarbeiter eines Unternehmens hautnah kennenlernen. Betriebe, beispielsweise aus der Hotel-, Reise- oder Lebensmittelbranche, erhalten dadurch wiederum die Chance, sich und ihr Produkt von der besten Seite zu zeigen. Somit können sie die Beziehung zu den Medien vertiefen. Die Sache hat aber drei Haken: eine gelungene Pressereise hat einen hohen finanziellen sowie organisatorischen Aufwand und aus Zeitmangel wird es immer schwieriger, Redakteure für die Tour zu gewinnen. Wann sich solch ein Exkurs dennoch lohnt und welche Punkte bei der Planung beachtet werden müssen, damit der Pressetrip zum vollen Erfolg wird, verraten die folgenden drei Tipps:

„Ich packe meinen Koffer“: Thema und passende Journalisten für die Reise auswählen

Kaum ein Medium berichtet nur über ein Hotel, die neue Farbgestaltung seiner Zimmer und den gut ausgestatteten Fitness-Bereich. Der Anlass der Reise sollte den Journalisten einen spannenden Anreiz, Mehrwert, bieten. Daher sollte man sich als Veranstalter vorab immer fragen: Rechtfertigen Thema und Informationsgehalt den Trip? Fakt ist, dass Redakteure durch die Teilnahme an der Fahrt für mehrere Tage dem Büro fernbleiben. Dadurch entsteht ein unmittelbarer Arbeitsausfall. Eine gelungene Pressereise sollte so konzipiert sein, dass Erlebnisse und Begegnungen im Vordergrund stehen. Reine Fakten lassen sich auch per Pressemeldung vermitteln, dafür muss niemand in den Zug oder Flieger steigen. Zudem sollten sich die Veranstalter vorher genau überlegen, welche Medien zu der Pressefahrt passen. Trifft das Thema nicht die Bedürfnisse und Interessen der Leser, so wird sich der Erfahrungsbericht des Redakteurs sehr wahrscheinlich in Luft auflösen.

Tipp: Im Vorfeld sollte die Kosten-Nutzen-Relation gut überlegt werden und ebenso, mit welchen Botschaften man an die Medien herantreten möchte. Welchem Zweck soll die Pressereise dienen? Denkbar als Anlass wäre beispielsweise eine Betriebs- und Laborbesichtigung. Bei dieser können die einzelnen Herstellungsschritte eines Produkts live gezeigt werden. Neben dem puren Informationsgehalt sorgen Unternehmensgeschichten für den Wow-Effekt. Wer sind die Menschen hinter dem Unternehmen oder der Marke? Welche Motive lassen sich gut fotografieren? Gab es Hürden, die das Unternehmen meistern musste?

Engmaschige Kommunikation: Wie Details zum i-Tüpfelchen jeder Reise werden

Nachdem das Thema feststeht, geht es an die Kontaktaufnahme mit den Journalisten. Die Einladungen müssen frühzeitig herausgeschickt werden, mindestens drei Monate vor dem Event. Dabei muss der Programmablauf bereits im Kleinsten durchdacht sein. Nicht zu vergessen: Das ist bereits der Pitch! Die Agentur erhält hiermit die Chance, zu überzeugen und aus der Masse der Konkurrenten herauszustechen. Darüber hinaus hilft ein persönlicher Follow-up-Anruf beim Redakteur. Ein Schritt, um alle weiteren Unklarheiten aus der Welt zu schaffen und ihm gleichzeitig die Reise schmackhaft zu machen. Nach einer Zusage sollten die Verantwortlichen passende Flug- und Zugverbindungen heraussuchen und in Absprache mit dem Journalisten buchen. Den Pressevertretern sollen generell so viele Aufgaben wie möglich abgenommen werden. So können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und mit der Reise positive Assoziationen verbinden. Damit keine bösen Überraschungen passieren, fragt am besten vor der Reise nach den Essgewohnheiten sowie Allergien, sodass noch rechtzeitig darauf eingegangen werden kann.

Tipp: Jeder Teilnehmer erhält idealerweise spätestens zwei Wochen vor der geplanten Reise alle Programmpunkte, W-LAN-Zugangsdaten, Handynummern von Ansprechpartnern. Die Pressemappe muss auf den aktuellen Stand gebracht, die Finanzen vorher abgeklärt werden. Die Kosten für gemeinsame Aktionen werden vom Veranstalter übernommen. Ausgaben, die bei der persönlichen Entdeckungstour entstehen, muss der Journalist aus eigener Tasche zahlen. Klingt alles banal? Nein, denn es kommt ebenfalls auf die Feinheiten an, damit die Reise Eindruck hinterlässt. Es lohnt sich also, ein guter Gastgeber zu sein.

Durchdachter Programmablauf: Gratwanderung zwischen Action und Ausgleich

Je nach Destination dauert eine gelungene Pressereise in der Regel zwischen zwei und sechs Tagen. Umso länger die Reise, desto schwieriger wird es, Journalisten an Bord zu bekommen. Die Organisatoren sollten ein abwechslungsreiches Programm bieten, das den Reisenden einen maximalen Einblick in das Produkt oder die Region gibt. Es ist aber von enormer Wichtigkeit, die perfekte Balance zwischen geplanten Aktionen und Durchschnaufpausen zu finden. Die Teilnehmer brauchen nämlich Zeit, um sich auf eigene Faust umzusehen oder die Eindrücke ganz einfach auf sich wirken zu lassen. Nicht jeder Reporter möchte von morgens bis abends von A nach B tingeln und dann noch an einem dreistündigen Geschäftsessen teilnehmen. Hier also unbedingt Freiraum schaffen für die individuelle Gestaltung. Damit die Reise vor Ort nicht zu chaotisch und unübersichtlich wird, sollte die Pressegruppe keinesfalls zu groß sein. Ein kleines Team von maximal sechs Redakteuren lässt noch genug Platz für individuelle Wünsche und Betreuung übrig.

Tipp: Ein paar ausgewählte Veranstaltungen auf der Reise sollten verbindlich für alle sein, damit jeder Journalist genügend Einblick in die Materie erhält. Aber die ein oder andere Aktion, wie zum Beispiel ein gemeinsames Abendessen mit der PR-Agentur und Unternehmensvertretern, sollte eher optional sein. So kann jeder Teilnehmer frei entscheiden, ob er sich noch weiter zum Thema austauschen oder lieber die Region alleine erkunden möchte.

Fazit: Die Mühe lohnt sich!

Die organisierende Presseagentur sollte die Journalisten eng und individuell betreuen und auch zwischendurch nach einem persönlichen Gespräch suchen. Wichtig: Die Berater hoffen natürlich auf eine Berichterstattung nach der Pressereise, doch da ist letztendlich die journalistische Freiheit entscheidend. Es ist ein No-Go, die Redakteure zu fragen, ob man den Beitrag vor der Veröffentlichung zur Freigabe bekommen kann. Allerdings hat die betreuende Agentur das Recht, direkte Zitate abzusegnen. Wenn die Pressereise gelungen ist und der Gastgeber mit den Journalisten ein gutes Verhältnis aufbauen konnte, dann werden die Redakteure den Kontakt halten und ihm auch den Bericht zukommen lassen.

Apropos Reisen: In einem unserer letzten Blogposts haben wir einen genaueren Blick auf die Online-Plattform Airbnb geworfen. Lest hier, wie sie sich vom Hotel-Schreck zur Reise-Muse mauserte.