Erfolgreiches Zeitmanagement: 3 Tipps für mehr Produktivität

„Man sollte sich den Alltag so aufteilen, dass man die unangenehmen Sachen zuerst macht. Und ganz wichtig: Du must Selbstvertrauen haben. Aber das Allerwichtigste ist der Humor. Sei lustig beim Arbeiten!“ – Tipp meines 8-jährigen Sohnes zum optimalen Zeitmanagement während des Homeschooling.

Ein acht Stunden langer Arbeitstag und es ist noch lange nicht alles geschafft. Statt Feierabend werden jetzt noch Überstunden geschoben. Befriedigend ist das nicht. Wäre es nicht erstrebenswert, zufrieden und pünktlich Schluss zu machen? Tatsächlich ist das nicht nur eine reine Wunschvorstellung, sondern mögliche Realität. Durch eine gut durchdachte Tagesplanung und ein effektives Selbstmanagement können Menschen so produktiv sein, dass sie mehr Arbeit in weniger Zeit schaffen und somit auch für eine bessere Work-Life-Balance sorgen. Welche Zeitmanagement-Methoden Stress reduzieren und zu mehr Erfolgserlebnissen führen, zeigen die drei folgenden Ansätze:

„Eat the Frog“: Keine Macht der Aufschieberitis!

Schaffende müssen erst einmal schauen, welche Methode für ein besseres Zeitmanagement zu ihren Projekten passen. Sobald die geeignete Vorgehensweise steht, kann sie täglich in den Arbeitsalltag integriert werden. Dadurch wird es ein Leichtes sein, die To-do-Liste schneller zu erledigen, Stress zu minimieren und so die Produktivität zu steigern. Eine beliebte und weit verbreitete Methode dafür ist das „Eat the Frog“-Prinzip. Dieses schafft Abhilfe bei einem großen und häufigen Problem: der Prokrastination, dem Aufschieben von unangenehmen Aufgaben. Wer kennt die Gedanken nicht: „Mache ich später… Jetzt habe ich keinen Kopf mehr dafür“. Der Druck wächst, das Pflichtbewusstsein wird lauter und es gestaltet sich immer schwieriger, aus dem Kreislauf auszubrechen. Da hilft manchmal einfach nur noch eins: In den sauren Frosch zu beißen…

So geht’s:

Der Frosch steht für die besonders schwierigen Aufgaben. So kann es sich beispielsweise um das Verfassen eines Textes handeln, der sehr komplex ist oder ein brisantes Thema behandelt. Aber auch ein Anruf beim Kunden, dem man mitteilen muss, dass die Deadline nicht eingehalten werden kann, kostet oftmals viel Überwindung. Brian Tracy, der Erfinder dieser Methode, sagt, dass die schwierigste Aufgabe als erstes erledigt werden sollte.

Ein einfacher Tipp, der viele Vorteile mit sich bringt: Morgens ist der Kopf noch frisch und die Projekte können schneller erledigt werden. Je später die Stunde, desto weniger Kraft, Energie sowie Konzentration hat der Mensch. Zum anderen sind oft die großen, komplexeren To-dos auch die wichtigsten. Wer nach der „Eat the Frog“-Methode arbeitet, hält die Prioritäten ein. Und zu guter Letzt: Wer versucht, den Frosch zu verdrängen, wird schnell eines Besseren belehrt. Er sitzt fest im Hinterkopf, kramt das schlechte Gewissen hervor und versprüht schlechte Laune, die dann anderen schönen Aktivitäten im Wege steht.

Parkinsonsches Gesetz: Keine Zeit vertrödeln

Viele Menschen kennen das folgende Phänomen sicherlich aus eigener Beobachtung: Sie benötigen meistens genau die Zeit, die ihnen zur Verfügung steht. Warum werden Meetings häufig auf eine Stunde angesetzt? Weil der Kalender es so vorgibt. Fast immer werden diese 60 Minuten auch genutzt, selbst wenn bereits nach einer guten halben Stunde alle gewünschten Ergebnisse auf dem Tisch liegen. Dieses „Naturgesetz“ kann man aber mit Hilfe des Parkinsonsches Gesetzes brechen. Speziell für Besprechungen ist es nützlich, diese Methodik für das Zeitmanagement im Hinterkopf zu behalten.

So geht’s:

Diese Vorgehensweise ist eine abstrakte Methode, die hilft, Zeit zu sparen. Wichtig hierbei ist, sich sportliche, aber nicht unrealistische Zeitlimits zu setzen. So soll sich der oder die NutzerIn für eine Aufgabe 40 Minuten vornehmen, für die er oder sie normalerweise eine volle Stunde benötigt. Oder er oder sie setzt ein Meeting auf 35 Minuten an, statt auf eine ganze Stunde. Die Besprechung sollte dann auch konsequenterweise abgebrochen werden, wenn die Zeit um ist. Heutzutage schätzen Arbeitende nämlich häufig die benötigte Zeit viel zu optimistisch ein. Der knapp bemessene Slot wird die MitarbeiterInnen motivieren, schneller zum Punkt zu kommen und sich Nebensächlichkeiten zu sparen. Wie sagt Cyril Northcote Parkinson, der Erfinder dieser Methode, so schön: „Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht“.

Pomodoro-Technik: Die Geheimzutat für produktives Arbeiten

Weil der Italiener Francesco Cirillo während seines Studiums in den Achtzigerjahren so häufig trödelte, erfand er diese Methode. Mit einem Küchenwecker in Form einer Tomate (italienisch pomodoro) wollte er in 25-Minuten-Intervallen effektiver arbeiten, was ihm auch gelungen ist. Wer also abends oft erschöpft ist und dennoch das Gefühl hat, nichts geschafft zu haben, für den oder die ist diese Technik  für ein besseres Zeitmanagement wahrscheinlich genau die richtige. Mit ihr lassen sich Betroffene nicht mehr so leicht ablenken und sie arbeiten produktiver. Vor allem: Auch die Pausen kommen dabei nicht zu kurz.

Bevor Interessierte aber mit dieser Technik starten, sollten sie sich vorbereiten, indem sie vorab eine Liste mit offenen Aufgaben schreiben und diese dann priorisieren. Nun sollten sie schätzen, wie lange sie für jede einzelne Aufgabe ungefähr benötigen. Das fällt vielen Menschen anfangs schwer. Je länger man aber die Pomodoro-Technik anwendet, desto genauer gelingt es, die nötige Zeit für einzelne Tätigkeiten zu kalkulieren.

So geht’s:

Das Grundprinzip hierbei ist simpel: Phasen konzentrierter Arbeit wechseln sich mit regelmäßigen kurzen und längeren Pausen ab. In einem Pomodoro – so nennt man die 25-minütigen Arbeitszeiten – widmet sich der bzw. die Arbeitende voll und ganz nur einer einzigen Aufgabe. So einfach funktioniert es:

1. Aufgabe auswählen.
2. Wecker auf 25 Minuten stellen.
3. Aufgabe bis zum Klingeln bearbeiten.
4. Drei bis fünf Minuten Pause machen.
5. Punkte zwei bis vier wiederholen.
6. Nach dem vierten Durchgang 20 bis 30 Minuten Pause machen.

Für einen kompletten Pomodoro-Zyklus werden also 2:25 Stunden gebraucht. Wichtig: Manchmal sind Schaffende noch gar nicht für eine Pause bereit und arbeiten gerade „im Flow“. In solchen Situationen müssen sie sich aber vor Augen halten, dass eine regelmäßige Pause nötig ist, um geistig länger frisch zu bleiben.

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