Agency Stories #14 – Mitarbeiter-Magazin

Miriam: Schön, dass wir uns noch mal sehen. Wir hatten ja eine sehr intensive Zeit, zu dem Thema, worum es heute geht, nämlich euer Traineeprojekt, was schon lange lange Zeit zurück liegt. Ihr seid ja schon lange keine Trainees mehr. Aber wir wollen noch mal zurückblicken auf euer Projekt, dass ihr ein Mitarbeiter-Magazin ins Leben gerufen und umgesetzt habt. Und vielleicht könnt ihr generell erst mal unserem Publikum erzählen, was es überhaupt mit diesem Trainee-Projekt bei uns auf sich hat, was das bei uns einfach so als Teil des Traineeships bedeutet und wie ihr auf diese Idee gekommen seid.

Mona: Trainee-Projekt meint, dass alle, die bei Mashup als Trainee anfangen, am Anfang die Frage gestellt bekommen, welches größere Projekt sie denn im Laufe ihres Traineeships, also geplant im ganzen nächsten Jahr, umsetzen möchten. Es soll auf irgendeine Art und Weise die Expertise in einem bestimmten Gebiet noch mal festigen.

Wir beide haben ein Magazin gemacht. Es gab aber auch Trainees, die einen Podcast gemacht haben oder welche, die einen Blog umgesetzt haben. Es gibt verschiedene Formate. Ich glaube, es gab auch mal ein Videoformat, wo dann Radiomoderator:innen auf der Arbeit besucht und befragt wurden, wo es dann darum ging ja wie macht man denn so ein Video, wie schreibt man ein Script, wie setzt man dieses um und wie schneidet man das. Das ist so die Idee hinter dem Trainee Projekt und wir haben uns da für ein Magazin entschieden.

Miriam: Und Josephine, vielleicht kannst du erzählen, wie ihr auf die Idee gekommen seid?

Mona: Die Idee kam tatsächlich von Mona. Mona stand da ganz vorne. Die hatte total Lust, so ein Magazin zu machen. Und ich muss ehrlich zugeben, sie musste ein bisschen Überredungskunst anwenden. Wir haben euch ja dann am Anfang auch zwei Ideen vorgestellt.

Und dann war aber ganz schnell klar, dass das Magazin im Prinzip das ist, wo wir dann alle drei, wir waren ja am Anfang noch zu dritt, wirklich hinter stehen und wo wir dann auch gesehen haben, das Projekt ist am wahrscheinlichsten, dass wir das jetzt ein Jahr durchziehen können. Und dann haben wir im Gespräch mit euch, also mit dir, Miriam, und mit Nora, Julia und unseren Teamleaderinnen, uns dafür entschieden das Magazin zu machen.

Miriam: Und Mona, kannst du ein bisschen erzählen, was dir daran so wichtig war? Warum du davon so überzeugt warst und was deine Argumente den anderen zwei Trainees gegenüber waren, das als Team zu starten?

Mona: Mir war es total wichtig, als wir die Aufgabe bekommen haben, dass wir irgendwas machen, was es noch nicht gab. Und ich hatte das Gefühl, es gab auf allen Ebenen schon was. Es gab schon Videos, es gab schon einen Blog oder auch einen Podcast. Also dachte ich an ein Magazin und fand dann auch, je mehr ich drüber nachgedacht habe, die Idee immer genialer.

Ich habe auch im ersten Moment gar nicht an die Arbeit gedacht, sondern daran, dass wir am Ende ein haptisches Produkt in der Hand haben, welches wir ganz allein gemacht haben. Ein ganzes Magazin, was dann vielleicht auch weitergetragen wird, was dann an alle verteilt wird. Und die zeigen das dann ihren Mitbewohner:innen oder Partner:innen.

Ich fand die Idee dann einfach so toll, dass ich da so begeistert hinter stand und dann Gott sei Dank erfolgreich Josie und damals noch Lionel überredet habe mitzumachen.

Miriam: Ja, das war am Ende auch, was uns begeistert hat. Bei all dem digitalen Content, den man produziert, ist es schön etwas in der Hand zu halten. Sicherlich arbeiten wir damit auch sehr lange. Gerade auch die Videos von den Mashie-Stories, sind für unser Employer Branding möglichst schöner, nachhaltiger Content. Aber es ist nicht das Gleiche, wenn man es tatsächlich in der Hand halten kann. In dem Sinne war es ein extra Anreiz für uns zu sehen, wie das aussehen könnte. Ihr hattet uns Anfang letzten Jahres, als euer Traineeship schon ein wenig fortgeschritten war, vorgestellt und es sollte dann bis Juni/Juli 2021 fertig werden. Wie war für euch die Journey zum Ergebnis?

Eine Challenge: Die Planung von langfristigen Projekten

Josefine: Am Anfang waren wir ja zu dritt. Da haben wir für einen Plan gemacht, wer und was was jeden Monat gemacht werden kann. Wir haben dann aber relativ schnell gemerkt, dass Dinge auch anders laufen als man sie plant. Wir waren dann nur noch zu zweit und die Monate sind teilweise schneller vergangen als erhofft und geplant. Das war eine der größten Schwierigkeiten, würde ich sagen. Dass wir über ein Jahr hinweg also einen sehr langen Zeitraum ein sehr großes Projekt planen mussten, obwohl wir eigentlich noch keine Erfahrung hatten.

Miriam: Was ja auch die Idee dann ist, dass man dazu lernt, was eben so ein Projekt beinhaltet und was an Management dazugehört. Man setzt als Agentur jetzt nicht unbedingt immer alles alleine um, aber man muss ja auch im Management von einer Grafikagentur und Layout und Text und Redaktion wissen, was da zusammenkommen muss.

Mona: Ja, generell haben wir am Anfang viele Aufgaben unterschätzt und haben uns zu wenig Zeit, für die jeweiligen Aufgaben, eingeräumt. Wir hatten in unserer Timeline geplant, dass wir einen Beitrag schreiben und dann einfach direkt danach das Foto machen und dann ist das abgehakt. Dann kümmert sich der nächste die Woche darauf um das Design. Wir haben aber überhaupt nicht daran gedacht, dass es extrem viel Einarbeitung braucht, um überhaupt mit dem Design-Programm klar zu kommen, oder dass man auch die Fototermine mit den jeweiligen Personen abstimmen muss. Dabei hat auf jeden Fall auch die Pandemie eine Rolle gespielt, da man mit Krankheitsfällen rechnen muss oder man sich einfach gerade nicht treffen kann, um Fotos zu machen. Dadurch hat sich unser Termin etwas nach hinten verschoben.

Miriam: Okay, dass heißt, das waren eure Learnings zu der Zeitplanung. Bevor wir noch auf das Endprodukt schauen, gab es inhaltliche Learnings? Also schon während des Projektes, bevor Nora und ich das finale Feedback gegeben haben. Habt ihr inhaltlich schon selbst irgendwas gesehen, was anders funktioniert, als ihr euch das vorgestellt habt?

Josefine: Am Anfang haben wir gedacht, dass die Texte das sind, was am längsten dauert. Die Ideenfindung hatten wir eigentlich schon bei unserem ersten Meeting abgeschlossen, also am ersten Nachmittag standen schon alle Themen für das Magazin fest. Das war insofern gar kein Problem und die Texte hatten wir dann auch relativ schnell. Aber das InDesign und Layout und so, war dann am Ende das, wo man dann echt tagelang vor dem MacBook stand und sich gedacht hat, dass das nie aufhört.

Miriam: Josefine, du hast das Heft vor dir. Kannst du es kurz in die Kamera halten und ein bisschen durchblättern, dass man auch sieht, worum es geht. Wir können ja im Nachhinein vielleicht auch erzählen, was da so drinsteht. Kommen da alle Mashies vor? Hat jeder sein Profil? Was ist euer Ansatz? Und was kann man da so lesen?

Geschichten unserer Mashies: Eine Momentaufnahme des Teams

Mona: Also unser Ansatz war eine Momentaufnahme vom damaligen Team zu machen. Uns war schon wichtig, dass wir jedem einzelnen Mashie die Bühne bieten und wenn sie auch nur zusammen auftreten. Von allen sollte eine Story eingebracht werden. Außer leider von den Praktis, da waren wir nicht schnell genug. Obwohl wir es gerne gemacht hätten, war es nicht möglich die auch mit aufzunehmen.

Wir haben es damals so gemacht, dass wir uns einmal alle aufgeschrieben haben, die momentan bei uns tätig sind und haben dann überlegt: Was ist denn so besonders an den jeweiligen Personen? Was gibt es, worüber man schreiben könnte? So wie beispielsweise bei Steffi, dem Teamlead der Fusions. Da haben wir gehört, dass sie nach der Arbeit auch noch gerne Bücher schreibt und auch gerade an einem Buch sitzt und haben gedacht: Das ist doch eine Story wert. Da hat sich die Frage gestellt, wie wir das aufbereiten können, wie wir daraus eine Geschichte machen können. Und das haben wir dann mit jedem einzelnen Mashie gemacht.

Josefine: Ich glaube, dass war, durch unsere Wochenmeetings mit dem großen Team auch relativ einfach, da wir dort schon relativ viel erzählen, auch wie die Woche lief und was wir am Wochenende gemacht haben. Da hatten wir schon relativ viele Einblicke, was die Hobbies unserer Kolleg:innen sind. Und da konnte man dann schnell auch was finden und dann einer Story auf der Spur sein.

Miriam: Gibt es denn irgendwas, was euch trotzdem bei der Recherche oder den Hintergrundgespräche mit den Leuten auch überrascht hat? Wo ihr noch was Neues rauskitzeln konntet?

Mona: Wir hatten eine Story, die nennt sich In Vino Veritas, die ist inspiriert von Joko und Klaas. Die haben auf der Warschauer Brücke Leute nach dem Feiern abgefangen, um eine Wahrheit herauszukitzeln, die sie sonst nicht erzählen würden. Wir haben es ohne Wein gemacht und ohne Feiern, aber haben die Mitbewohner:innen und Partner:innen einiger Mashies befragt, teilweise auch in Abwesenheit derjenigen.

Wir haben die gefragt, ob sie uns zu dem einen oder anderen Fakt vielleicht irgendwas erzählen können, wo sie denken, dass wir das vielleicht noch nicht wissen. Und dabei kamen schon lustige Sachen heraus. Da kamen schon öfter Leute zu mir und haben mich auf eine Sache angesprochen, die da veröffentlicht wurde. Da habe ich gemerkt, dass das wirklich was ist, was einen „News-Charakter“ hat.

Josefine: Aber auch bei kleineren Beiträgen wie den Steckbriefen. Da hat man dann auch viel neues gelernt, weil so viele verschiedene Fragen reingekommen sind.

Miriam: Ja, und dann ging das Heft mit ca. einem halben Jahr Verspätung in das finale Layout und in den Druck. Da haben wir uns dann auch noch mal zusammengesetzt, oder? Ihr habt unser Feedback bekommen, also von Nora und mir. Es war ja von vornherein klar, dass so ein Projekt, welches man noch nie gemacht hat, auch ein Format sein muss, was man noch nie gemacht hat, damit man eben eine Challenge hat. Da gibt es dann viele positive Erfolgserlebnisse.

Es gab viele Sachen, die wir schön fanden und auch einige Aspekte, die nochmal überarbeitet werden sollten. Oder wenn man das nicht mehr komplett schafft, dann muss man die Sachen auf jeden Fall als Learning mitnehmen. Das ist ja auch das Spannende, dass wir unserem Publikum noch mitgeben können: Welchen Rat würdet ihr formulieren und was waren eure Learnings dem ganzen Projekt?

Weniger ist mehr? Was es bezüglich Design und Storytelling zu beachten galt

Josefine: Weniger ist mehr, oder? Das war unser Haupt-Learning. Am Anfang hatten wir noch viel mehr eingeplant. Wir hatten teilweise zwei Beiträge pro Kolleg:in. Beim Layout, wollten wir noch ganz viel „Schickimicki“ reinstellen. Als wir dann mit dir, Miriam, drüber gegangen sind, meintest du bei der Hälfte nur so „Raus, raus“.

Dann war es aber auch viel klarer. Für uns war das am Anfang unverständlich, weil wir noch ein bisschen Schnickschnack da drin haben wollten, dass das Ganze so ein bisschen verspielt aussieht. Aber wenn man sich das Endprodukt anguckt, merkt man, dass man etwas Klares in der Hand hat, was „gerade“ ist und einen roten Faden hat. Das ist viel mehr wert.

Mona: Ja. Ich finde, gerade beim Design haben wir das größte Learning mitgenommen. Wir saßen da tagelang, manchmal bis abends, weil wir so verzweifelt waren Wir haben gedacht, dass wir hier und da noch Striche hinzufügen sollten, damit es nicht zu leer aussieht. Man hat das Gefühl, wenn zu viel Weiß auf einer Seite ist, dass diese dann nicht ausgenutzt wurde.

Deswegen haben wir da so viele Linien, Striche und Punkte rein gemacht. Letztendlich wurde alles rausgenommen und dadurch sah es auch zehnmal besser aus. Das ist tatsächlich etwas, dass nur durchs Learning kommt. Dass man beim nächsten Mal weiß, dass da Freiraum und mal auch nur ein Foto ohne Text sein darf, weil das einfach schön und ästhetisch aussieht.

Josefine: Ich glaube, es wäre auch gut gewesen, wenn wir am Anfang einen professionellen Kurs gemacht hätten, um zu lernen, was es eigentlich bei Magazinen zu beachten gilt. Ich glaube, wir hatten dann sogar noch über die Schriftart mit dir sprechen müssen, weil wir daran gar nicht gedacht hatten. Das waren unterschiedliche Schriftarten, oder? Also nicht Schriftarten, aber die Dicke und ob es fett oder kursiv oder was auch immer war. Dadurch haben wir dann später richtig viel gelernt. Das könnte man sich vielleicht sparen, wenn man am Anfang einen Crashkurs gemacht hätte. Ich meine, wir hatten auch ein Meeting mit dir, Miriam. Du hattest die Ahnung, aber da kommt noch so viel dann hinzu, dass man das gar nicht in einem Call so schnell verstehen kann.

Miriam: Ja, manchmal muss man das auf die schmerzhafte Art lernen. Besser bei einem Traineeprojekt als später bei einem Kundenprojekt. Ich glaube, da hätte man euch alles am Anfang erzählen können und es bleibt trotzdem nichts hängen. Man kann ja auch zu viel Input geben. Da zählt auch weniger ist mehr. Da ist es dann besser man gibt euch nur die wichtigsten Säulen mit. Aber am Ende geht es bei jedem Traineeprojekt auch darum, dass es Sachen gibt, wo man sagt „Okay, nochmal auf Anfang bitte“ oder „Das müssen wir leider löschen, das geht so nicht.“

Es gibt dann manchmal auch herbe Rückschläge, aber genau so lernt man und das wird dann auch wahrscheinlich für immer hängen bleiben.

Eher als wenn ich euch das einmal sage und ihr nur denkt: „Ja, okay, wir machen das jetzt so weil Miriam das gesagt hat“. Besser ihr seht den Sinn dahinter und erkennt, was wichtig ist.

Aber es ist ja auf jeden Fall ein schönes Ergebnis geworden. Ich glaube, alle Mashies haben sich darüber gefreut. Das Magazin ist sogar bis nach Südafrika gekommen. Bezogen auf das inhaltliche Learning „weniger ist mehr“: Euer Anspruch war ja jedem Mashie – jeder Mitarbeiter:in einen Platz bzw. eine Bühne zu geben. Das kann auch ein roter Faden sein. Da waren ca. vier/fünf richtig starke Stories dabei, mit richtigem Aufhänger, die auch Neugierde geweckt haben und in denen Emotionen drinstecken.

Ich muss sagen, vielleicht wäre es sinnvoll sich eher auf solche roten Fäden zu spezialisieren und zu konzentrieren als noch ein Steckbrief und noch ein Steckbrief, da und hier noch ein Gedicht, hier und da noch eine Yogaübung. Das kann manchmal ein bisschen den „Bums“ rausnehmen, was das Storytelling angeht. Wobei ich auch verstehen kann, dass am Ende niemand bevorzugt werden soll, nur weil jemand mit einem Van durchs Leben fährt. Das ist ja schon eine besondere Geschichte, aber andere sollten auch einen Raum bekommen, um sich darzustellen.

Mona: Ich hatte auch gesagt, man könnte das Magazin komprimieren, wenn man es beispielsweise für Kund:innen rausgeben möchte. Aber schon als wir das Magazin erstellt haben kamen ganz viele unserer Kolleg:innen auf uns zu und meinten, dass sie sich total auf das Magazin freuen und gespannt drauf sind, was über die anderen erzählt wird. Wir haben gemerkt, dass die auch Lust haben sich selbst in dem Magazin wiederzufinden.

Zum Beispiel unsere damalige Praktikantin Annika hat auch ein Magazin bekommen, obwohl sie selbst gar nicht drin war. Sie meinte, dass es für sie eine wunderschöne Erinnerung ist, dass sie das Magazin auch in zehn Jahren noch anschauen wird und sagen kann: „Ah, mit dem Team habe ich damals mein Praktikum bei Mashup absolviert“. Und auch für Trainees oder andere Mitarbeiter:innen, die länger bei uns sind, ist das ein schönes Andenken, selbst wenn sie irgendwann nicht mehr bei uns sind.

Miriam: Ja. Was wir gerade im Vorgespräch von diesem Live Talk noch besprochen hatten: Was wären die nächsten Schritte für euch? Das Projekt scheint abgeschlossen, aber was wäre noch eine gute Idee?

Josefine: Es würde mich sehr interessieren, was am Besten bei unseren Kolleg:innen, die ja im Endeffekt unsere Leserschaft waren, ankam. Vielleicht könnte man noch eine Umfrage machen, was ganz gelesen wurde, ob wirklich alles gelesen wurde, wo gesagt wurde: „Wow, das war eine richtig coole Idee. Das fand ich super“. Das fände ich noch richtig spannend. Ich meine, wir kennen die Inhalte des Magazins in und auswendig und ich lese mir das auch immer noch gerne zwischendurch durch. Aber es wäre schon interessant zu gucken, wie das von außen wahrgenommen wird.

Miriam: Ja, genau. Ich finde es interessant, dass man sieht, welche Inhalte oder Formate besonders beliebt waren und sich wirklich durchgelesen wurden, aber auch die Reichweite. Wir haben es dem Team gegeben, daher wissen wir was die Auflage ist und bei wem es angekommen ist.

Ich glaube, es war euer Kalkül am Anfang, dass der/die Partner:in, Mitbewohner:innen oder auch die Familie da auch mal reinschauen. Durch das Magazin kann man der Familie und so zeigen, wo man eigentlich arbeitet, wer die Lieblingskollegin/der Lieblingskollege ist und was die so machen usw. Da wäre es auch interessant nachzuforschen, wie viele Personen im Schnitt das über einen selbst heraus mal zumindest durchgeblättert und sich angeschaut haben oder mit vielen drüber gesprochen wurde. Ich glaube, dass ist auch nicht zu unterschätzen, was das dann auch noch mal macht. Auch für den Umkreis und irgendwie auch den eigenen Stolz, den man dann vielleicht auch weiterträgt.

Mona: Absolut. Bei mir zum Beispiel letztens eine Freundin zu Besuch, die hat das Magazin bei mir rumliegen sehen und hat sich das dann auch angeschaut. Ich war gerade auf Toilette und meine Freundin hat das Magazin durchgeblättert. Sie meinte dann, dass sie das mega cool findet und hat gefragt, wer das Magazin bei uns gemacht hat. Als ich ihr dann erzählt habe, dass ich das unter anderem mitgemacht habe, war sie super stolz und auch beeindruckt. Sie hat dann auch über die anderen von uns gelesen, also die Geschichten und fand das alles super spannend.

Das Mitarbeiter-Magazin: Ein Projekt, das fortbestehen sollte?

Miriam: Wünscht ihr euch denn, dass das fortgesetzt wird oder sollte es eine einmalige Geschichte bleiben?

Mona: Also vom Arbeitsaufwand her…

Miriam: Wünscht du das keinem (lacht).

Mona: Nein (lacht). Also es war schon dermaßen viel Arbeit. Wenn es fortgesetzt wird, dann würden wir uns wünschen, dass noch mehr mit an Bord kommen und wir Unterstützung bekommen. Man müsste sich auch überlegen, welche Formate man mit rein nimmt und wie man das vielleicht noch erweitert. Jetzt haben wir von jedem Mashie den USP in den Fokus gestellt. Da müsste man sich überlegen, was es darüber hinaus noch interessantes zu erzählen gibt.

Josefine: Das Team verändert sich ja auch und wächst ständig. Vielleicht ist es dann spannend, dass man erstmal nur noch die Neuen aufnimmt. Ich glaube, wir können dann mit unserer Expertise, die wir sammeln konnten, eine gute Stütze sein. Das InDesign und das Layout könnte man ja auch wiederverwenden und wir haben die Druckerei auch schon in unseren Kontakten gespeichert.

Miriam: Also, das war jetzt auch kein Anschlag auf euch, dass ihr das fortsetzen müsst. Die Traineeprojekte werden ja öfters auch fortgesetzt. Das ist auch gut, wenn das nicht immer nur eine einmalige Sache bleibt. Vor allem wenn ihr sagt, dass bisher der USP jeder Person dargestellt wurde. Ich glaube, ihr habt mit den Dingen angefangen, die man auch schon über die Leute wusste. Der USP ist ja auch das, was man aus den Wochenmeetings auch mitbekommen kann und da hattet ihr ja auch oft eure unsere Inspiration her. Dabei könnte es auch spannend sein nach Geschichten zu schauen, von denen wir bisher noch nichts gehört haben. Jeder Mensch hat ja verschiedene Facetten und da haben wir wahrscheinlich erst an der Oberfläche gekratzt.

Insofern, würde ich sagen, ist das ein schönes Schlusswort. Ich wäre auf jeden Fall gespannt, was es noch zu entdecken gibt in den Leben und den Persönlichkeiten der Mashies, die bei uns arbeiten. Aber vielen Dank, dass ihr uns mit dem Mitarbeiter Magazin einen ersten Einblick gegeben und den Stein ins Rollen gebracht habt.

Josefine: Danke Dir Miriam und auch für deine ständige Hilfe.

Miriam: Dann beende ich jetzt mal unseren Live Talk und wir sehen uns bald wieder.

Mona: Bis dann.