So gelingt die interne Kommunikation auch digital

Erinnert ihr euch an eine interne Kommunikation vor dem Homeoffice? Im ersten Lockdown verhielten sich die meisten noch wie ein Elefant im digitalen Raum: Stets stumm geschaltet, wenn etwas zu sagen war, und mit Audio, wenn die Müllabfuhr vor dem Fenster hielt. Unter den distanzierten Umständen zu kommunizieren, mussten wir erst lernen. Mittlerweile haben wir uns angepasst. Schon lange kennen wir jeden Videocall-Anbieter. Wir sitzen im Büro an fremden Schreibtischen und haben uns daran gewöhnt, die Mittagspause im Privatleben zu verbringen.

Der alte Zweifel an neuen Wegen

Bei all dem Wandel gibt es da jedoch etwas, das in einigen Unternehmen nur ungerne angesprochen wird: Die Skepsis vieler traditionsliebender Führungskräfte gegenüber dem Homeoffice. Ein Argument, mit dem sich viele von ihnen gegen Remote Work aussprechen, ist das einer darunter leidenden internen Kommunikation. Die Kolleg:innen würden sich nicht mehr so häufig über den Weg laufen, das berühmte Gespräch an der Kaffeemaschine fiele aus und so richtig kennenlernen könne man sich digital ja sowieso nicht. Was wir dazu sagen? Die Achtziger Jahre haben angerufen, sie wollen ihren Führungsstil zurück! Wer heute noch denkt, Teamzusammenhalt hinge davon ab, dass alle die gleiche Luft atmen, liegt falsch. Und das können wir beweisen.

Mitarbeiterzufriedenheit geht auch digital

Bei Mashup Communications gilt das Team seit der Gründung als einer der stärksten Assets. Natürlich muss die Verbindung erst einmal aufgebaut werden. Doch steht sie einmal, wissen alle, dass sie sich aufeinander verlassen können. Und das, obwohl wir unsere Kolleg:innen höchstens einmal in zwei Monaten außerhalb eines Bildschirms sehen. Dann, wenn sich unser Büro-Tag zufällig überschneidet, die Massagen anstehen oder wir eine Happy Hour geplant haben. Seit über zwei Jahren befinden wir uns alle größtenteils im Homeoffice. Und das wird nun auch so bleiben. Weshalb? Weil wir bemerkt haben, dass weder Kommunikation noch Zusammenhalt, Produktivität oder Loyalität darunter leiden, dass wir nicht im gleichen Gebäude sitzen. Zugegeben, kommt das nicht von allein. Doch mit ein paar Strukturen und Routinen, kann der Teamspirit für jeden, auch remote, gefördert werden. Wir stellen euch heute unsere Top 3 Tipps für eine gelungene interne Kommunikation in Zeiten des mobilen Arbeitens vor.

1. Raum für Beiläufigkeit schaffen: der interne Hotspot

Wer kennt das nicht: Gerade noch wurde im Meeting gefragt, ob es noch Anmerkungen gäbe, worauf man fröhlich mit Nein geantwortet hat. Der Videocall endet und schon fallen einem zehn Dinge ein, die man hätte sagen können, für die es sich aber nicht lohnen würde, eine ganze E-Mail zu schreiben. Damit jede Frage, Anmerkung oder Idee auch ohne E-Mails oder extra angesetzte Meetings geäußert werden kann, sind unter anderem Tools notwendig, über die auch beiläufig kommuniziert wird. Wir nutzen im Team dafür den Messenger Wire. Über die Chats können kleine Fragen schnell beantwortet werden und sowohl Missgeschicke als auch Erfolge im Alltag geteilt werden.

Um die Hemmschwelle besonders für Neuankömmlinge geringer zu machen, hat jedes Team neben dem großen Agentur-Chat auch einen eigenen Chat. Durch Ein- und Auschecken in den Pausen, morgens und vor Feierabend, wird außerdem das Gefühl bestärkt, nicht allein vor dem Computer zu sitzen. Auch bietet ein Messenger die Möglichkeit, im positiven Sinne digitalen Flurfunk zu betreiben, der nicht unwichtig für den Fluss der internen Kommunikation ist. Vor allem sind Messenger aber ein Tool, mit dem sich alle auch auf alltäglicher Ebene besser kennenlernen können und die einst im Büro geteilten Scherze ihren Platz finden. Unser Highlight diesen Sommer: Eigene Memes erstellen und an die Kolleg:innen schicken.

2. Informationen jederzeit abrufbar halten: Nichts bleibt geheim

Wer remote und agil mit mehreren Personen an einem Projekt oder auf den gleichen Kunden arbeitet, muss jedes noch so kleine Detail kennen und alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand gehalten werden. Hierbei ist es essenziell, eine sogenannte „osmotische Kommunikation“ zu erzeugen. Bei dieser geht es darum, Informationen für alle zu individuellen Zeiten abrufbar und leicht sichtbar zu halten. Der Begriff kommt von dem chemischen Prozess der „Osmose“, bei dem ein Lösungsmittel (Information) durch eine durchlässige Trennschicht (Physische Distanz) dringt und sich mit einer anderen Lösung (geteilter Informationsstand) vermischt. Damit jede:r nachvollziehen kann, wer gerade woran arbeitet, sind Projektmanagement Tools wie Redbooth, notion oder Trello äußerst nützlich. Mithilfe dieser Kommunikationskanäle kann sich jede:r auf den aktuellen Stand bringen, sehen wer zu welcher Zeit an welcher Aufgabe arbeitet, was in Bearbeitung und was erledigt ist und wieviel Zeit schon auf einen gewissen Bereich aufgewandt wurde.

3. Storylistening im Teammeeting: interne Kommunikation deluxe

Doch was ist mit den Dingen, die in Büro-Zeiten nur durch Zufall geteilt wurden. Durch mehr oder weniger freiwilliges Mithören, wenn eine Kollegin sich am Telefon bei einem Kunden entschuldigt, eine Weitere vor Freude aufspringt, weil sie ihren Erfolg erzielt hat, oder wenn zwei Kollegen tränenlachend in der Küche stehen. So manch eine Geschichte muss im digitalen Raum künstlich hervorgerufen werden. Die Stories, die dabei geteilt werden, sind deswegen jedoch nicht weniger lebhaft. Wenn sie in großer Runde erzählt werden, bekommt sogar die ganze Belegschaft ein noch besseres Gefühl sowohl füreinander als auch für die Arbeit, die im von den anderen Teams geleistet wird. Bei unseren montäglichen Meetings zum Wochenstart stellen wir in der Agentur daher schon lange nicht mehr unseren Wochenplan in den Vordergrund. Anhand von fünf Punkten berichtet jedes Team nacheinander von der vergangenen Woche und bekommt eine Bühne für Reflexion und Wertschätzung.

Erfolg der letzten Woche:

Welches war für euer gesamtes Team der eine (in Zahlen: 1) größte Erfolg in der letzten Woche? Warum bedeutet euch dieser Erfolg so viel? Was habt ihr aus diesem Erfolg gelernt oder auch was war das Erfolgs-„Rezept“?

Learnings der letzten Woche:

Was habt ihr in der vergangenen Woche gelernt, z.B. aus a) einem Feedback von Kolleg:in oder Vorgesetzten, b) aus einem Gespräch mit einem Kunden oder einer Journalistin, c) von einem (digitalen) Event, d) durch einen Artikel oder ein Buch oder e) für die mutigen und authentischen Held:innen unter uns: durch einen Misserfolg/Rückschlag/Fehler?

Anekdote der letzten Woche:

Gab es eine Situation, die euch zum Schmunzeln oder Lachen gebracht hat?

Dank der letzten Woche:

Wem möchtet ihr danken? Besonderer Dank verdient auch eine Begründung, z.B. „Ich danke XY für die Urlaubsvertretung, weil ich mich darauf verlassen konnte, dass all meine Kunden gut betreut wurden und ich komplett abschalten konnte“ oder „Ich danke XY für die Köstlichkeit, die sie aus dem Urlaub mitgebracht hat, weil ich das eine schöne Tradition finde und dadurch auch nochmal schöne Gespräche beim Keksefuttern hatte“ etc. etc.

Vorfreuden und Challenges der aktuellen Woche:

Hier vor allem auf Punkte eingehen, wo ihr noch Unterstützung vom Team gebrauchen könntet, um vor allem eure Challenge zu meistern. Nicht nur in Form von Kapazitäten, sondern auch in Form von zusätzlichen Ideen zum erfolgreicheren Anbieten einer bestimmten Story, ein paar Headlines mitbringen, die wir evtl. noch gemeinsam optimieren können oder ähnliches.