Die Mischung macht’s: Unser Onboarding zwischen Herz und Verstand

Yes, ihr habt es geschafft! Herzdame oder -bube fand euer Profil toll, es hat gefunkt, ihr habt euch fleißig geschrieben oder telefoniert, die Schmetterlinge fliegen Loopings, alles sieht super aus! Das erste Treffen kann kommen. Für den Start einer hoffentlich wunderbaren Beziehung macht ihr ein Treffen im Restaurant aus. Dann kommt er oder sie rein, ihr begrüßt euch, setzt euch an euren Tisch. Dann steht ihr auf und geht einfach weg. Euer Date sitzt etwas verloren da, schaut erstmal in die Karte. Ihr setzt euch schweigend wieder daneben, auf Fragen antwortet ihr aber nicht, über euch erzählen möchtet ihr auch nichts, manchmal rollt ihr aber die Augen. Was denkt ihr, wie lange bleibt euer Gegenüber?

Für alle, die jetzt denken: „Hä? Wer würde das denn machen?“, übertrage ich die Situation mal aufs Onboarding am Arbeitsplatz: Yes, ihr habt es geschafft! Eure Stellenanzeige hat funktioniert, ihr habt den oder die Bewerber:in im Gespräch von eurem Unternehmen überzeugt, es scheint ein Perfect Fit zu werden! Euphorisch wird der Arbeitsvertrag unterschrieben und der erste Tag im neuen Job rollt heran. Ihr begleitet das neue Teammitglied zum Schreibtisch und dann seid ihr weg. Niemand steht für Fragen zur Verfügung, die neuen Tools stellen den Neuzugang vor diverse Rätsel und wie das Miteinander bei euch so läuft – tja, davon macht sich der herbeigesehnte Match jetzt wohl ebenfalls ganz allein ein Bild. Und Spoiler Alert: Es wird kein Gutes werden.

Schade, oder?

Retention beginnt an Tag 1: Investiert in euer Onboarding!

Gerade in Zeiten extremen Personalmangels können es sich Unternehmen schlicht nicht mehr leisten, nur in die Personalsuche zu investieren. Denn die schönste Karriereseite, die besten Mitarbeiterstorys und überzeugendsten Stellengesuche sind am Ende vergebens, wenn die angesprochenen Talente nicht bleiben. Was allerdings oft unterschätzt wird: Die Mitarbeiterbindung entsteht nicht erst durch tolle Benefits, die Unternehmenskultur oder Teamevents, sondern beginnt bereits mit dem Onboarding. Und bietet eine unbezahlbare Chance.

Bei Mashup Communications haben wir dafür sogar luxuriös eine eigene Position geschaffen: Head of Onboarding. Wie genau unser Prozess aussieht, warum sich neue Mashies dabei sogar auf eine ganze Onboarding Journey begeben, welche Hilfsmittel wir nutzen und was sich andere Unternehmen davon vielleicht abschauen können (auch ohne gleich eine ganze Stelle darauf zu verpflichten), verrate ich im Folgenden.

Der Countdown läuft: Die Vorbereitungen für einen guten Start

Es klingt ein bisschen abgedroschen, aber auch im Onboarding gilt: Der erste Eindruck zählt. Und der beginnt sogar schon vor dem ersten Tag. Denn eines ist klar: Die Aufregung vor dem Neustart in einem noch fremden Unternehmen ist wohl immer groß. Damit Neue direkt wissen, was sie bei uns erwartet, gibt es ein paar Tage vor dem Kennenlernen im Büro schon mal eine Mail mit allen Infos zum Tag. Wie ist nochmal die Adresse? Wer wird mich begrüßen? Muss ich etwas mitbringen?

Außerdem laufen selbstverständlich die Vorbereitungen hinter den Kulissen schon vor dem Auftakt im Office auf Hochtouren: Die Technik soll schließlich stimmen! Also Rechner flott machen, Mailadresse einrichten und alle wichtigen Accounts und Zugänge freischalten. Denn mal aus dem Nähkästchen geplaudert: Es gibt nichts Nervigeres als mit der oder dem neuen hochmotivierten Kolleg:in vor einem schlecht vorbereiteten Computer zu sitzen und erstmal Benutzerkonten einzurichten. Das frisst nämlich Zeit für viel wichtigeres, und zwar das persönliche Ankommen.    

Willkommen an Bord: Der erste Tag im neuen Job

Und wann startet das persönliche Ankommen? Na klar, am ersten Arbeitstag.

„Für mich als Head of Onboarding geht es bei diesem ersten Kennenlernen vor allem um eines: Der oder die neue Mashie soll sich wohlfühlen bei uns, soll die Anspannung vor der anstehenden Herausforderung schon mal etwas ablegen, tief durchatmen und ganz entspannt reinkommen.“

Julia, Head of Onboarding

Wenn wir bei der Schiffsmetapher bleiben, ist meine Rolle wohl am besten als die eines Stewarts zu beschreiben, der die Neuankömmlinge am Schott begrüßt und dann in alle Geheimnisse unseres Frachters sowie der Crew einweiht.

Dabei geht es mir im ersten Schritt gar nicht um Fachwissen, sondern viel mehr um uns als Mashup, das Team, unsere Arbeitsprozesse und Tools. Mein Ziel ist es, dass das neue Teammitglied am Ende des Tages nicht mehr so viele Fragezeichen in den Augen hat. Also machen wir zunächst mal einen kleinen Rundgang, ich zeige die Räume, erkläre die Küche und natürlich besonders wichtig: Die Kaffeemaschine. Mit frischem Cappuccino schnackt es sich schließlich besonders gut. Bis zum Lunch verkrümeln wir uns dann im Konfi. Wir schauen in unseren Kalender, besprechen, was es mit unseren wiederkehrenden Meetingformaten auf sich hat, wie die flexible Arbeitszeit im Alltag und der Zusammenarbeit funktioniert und welche relevanten Abläufe es sonst noch gibt.

Auch unseren bunten Strauß an Tools stelle ich in Kurzform vor, einfach, damit der oder die Mitarbeitende später zwischen den Kolleg:innen nicht ständig denkt: „Hä? Worüber sprechen die alle?“. Stattdessen sollten Newbies nach unserer Session zumindest schon eine leise Ahnung haben und sich insgesamt etwas weniger verloren fühlen. Nebenbei können wir auch gleich sicherstellen, dass auf dem Arbeitsrechner alles läuft, wie es soll. Ob man es glaubt oder nicht, auch damit können Unternehmen bereits großes Frustpotenzial aus dem Weg schaffen!

Natürlich gibt es keinen Test und niemand erwartet, dass die Flut an Input sofort perfekt in Erinnerung bleibt. Stattdessen lassen wir beim gemeinsamen (Karma-) Lunch mit den anderen Mashies, die es am Onboarding-Tag ins Büro verschlagen hat, erstmal sacken.

Tutorials, Werte & Co.: Lasset die Onboarding Journey beginnen!

Nachdem ich unserem Neuling ein halbes Ohr abgekaut habe, ist es Zeit für etwas Ruhe. Der Rest unserer so genannten Onboarding Journey läuft nicht mehr wie eine Vorlesung, sondern als Mix aus stiller Lektüre und Kollaboration mit dem Team. Dafür haben wir in unserem Projektmanagement-Tool notion alles zusammengestellt, was ein:e frische:r Mashie zum Start braucht.

Neben Hintergrundinfos zum Team, zu Kund:innen, unseren Werten und Co., sind auch Video-Tutorials zu allen Tools und Abläufen sowie FAQs hinterlegt, die sich unser Neuzugang in Eigenregie anschauen kann. Gegliedert nach kleinen To Do’s vom ersten Nachmittag über die erste Woche bis hin zum ersten Monat, stellen wir so sicher, dass unsere neuen Kolleg:innen ganz entspannt auf den gleichen Wissensstand kommen, wie der Rest des Teams.

Natürlich funktioniert das nicht in trockener Theorie. Tools und Abläufe lernt man am besten mithilfe praktischer Anwendungsbeispiele und Aufgaben. Deshalb findet das fachliche Onboarding auch immer direkt im Team statt. Egal ob Wanderlust oder Earlybirds, die Kolleg:innen stehen dabei nicht nur bei Fragen jederzeit zur Verfügung, sondern können die theoretischen Tutorials direkt mit tatsächlichen To Do’s verbinden. Auch ins Daily Business werden frische Mashies direkt von Anfang an eingebunden. Sie lernen quasi „on the go“, aber immer mit der Möglichkeit, sich in Ruhe nochmal durch die Wissensbasis zu klicken, unseren Arbeitsalltag und die Zusammenarbeit mit Kund:innen kennen.

Niemals allein: Check-Ins als fester Bestandteil des Onboarding Prozesses

Aber Achtung, wer jetzt denkt, wunderbar, das neue Teammitglied ist an seinem funktionierenden Rechner abgesetzt, dann ist das Onboarding ja abgeschlossen, der irrt! Mindestens genauso wichtig, wie Hintergrundinfos und Tutorials, ist der regelmäßige proaktive Kontakt zu neuen Kolleg:innen. Denn: Egal wie offen wir uns geben und wie oft wir betonen, für Fragen zur Verfügung zu stehen, gibt es einfach ganz unterschiedliche Persönlichkeiten und nicht jede:r würde bei Problemen in der aufregenden Anfangszeit direkt selbstbewusst den Mund aufmachen. Viele möchten sich beweisen, allein Lösungen finden oder einfach niemandem auf die Nerven gehen. Und so schleicht sich schnell der Frust ein.

Deshalb sind auch regelmäßige Check-Ins fester Bestandteil unseres Onboarding Prozesses. Natürlich sind besonders die Kolleg:innen sowie die Teamleitung in der Pflicht, in der Anfangszeit immer wieder nachzuhorchen. Aber auch ich als Head of Onboarding bleibe nah an unserem oder unserer neuen Super-Mashie dran. Nach einer Woche sowie nach einem und sogar nochmal nach zwei Monaten suche ich das Gespräch, erkundige mich nach dem Wohlbefinden und gebe Raum, Stolpersteine anzusprechen. Dabei fungiere ich auch als neutrale Schnittstelle, denn gerade Probleme im Team (auch wenn sie bei uns eher selten auftreten) möchte man in der nervenaufreibenden Startphase vielleicht nicht direkt mit der eigenen Teamleitung besprechen.

Fazit: Gutes Onboarding als Chance für richtig gute Arbeitsbeziehungen

Zusammenfassend würde ich sagen, ein guter Onboarding-Prozess sollte immer eine Mischung aus Persönlichkeit und Technik – oder auch Herz und Verstand sein. Natürlich muss nicht jedes einzelne Tool im Detail direkt von Kolleg:innen oder einer Onboarding-Person erklärt werden. Das wäre zu müßig und frisst je nach Organisation auch schlicht zu viel Zeit, die die Verantwortlichen sicher auch für andere Dinge nutzen könnten. Hier können moderne Tools, wie z.B. notion, eine gute Möglichkeit sein, Neuzugängen eine umfassende Wissensdatenbank an die Hand zu geben und schon mal viele Fragen zu klären.

Wer neue Teammitglieder jedoch der Effizienz halber nur vor einem Rechner parkt und Tutorials den Rest machen lässt, der verspielt, meiner Meinung nach, eine wertvolle Chance. Denn wer könnte das Unternehmen besser vertreten als die Kolleg:innen? Werden Neue persönlich empfangen und vor allem in die Kultur und Abläufe direkt im lockeren Gespräch eingeführt, fühlen sie sich wesentlich schneller als Teil des Teams, haben weniger Hemmung, Fragen, Wünsche und Ideen zu äußern und kommen so auch fachlich schneller an. Win-Win, oder?

Mehr zu Julias Rolle als Head of Onboarding, findet ihr hier: Agency Stories #5 Onboarding