Online oder vor Ort: Tipps für eine erfolgreiche Workshop-Gestaltung

Wer erinnert sich noch an die niedliche Cartoon-Büroklammer, die in den 90er Jahren am Rand von Word Dokumenten hin und her hüpfte und bei Fragen half? Und wer hat nicht zu Schulzeiten PowerPoint-Präsentationen mit bunten Überschriften und fliegenden Buchstaben gebastelt? Meine Liebe für Referate entfachte tatsächlich schon in der Grundschule. Und diese Leidenschaft ist mir bis heute geblieben. Zwar heißt Karl Klammer heute Clippy, aus PowerPoint ist nun Pitch geworden und Animationen sowie bunte Tierbilder finden sich nur noch selten in meinen Präsentationen, aber die Vorliebe für Workshops ist geblieben. 

Nach den vielen Seminaren, die ich sowohl während meines Studiums als auch in den letzten sieben Jahren im Rahmen meines Berufslebens geben durfte, habe ich schon viel erlebt und zahlreiche Erfahrungen gesammelt, um nun ein paar Insights, Tipps und Tricks für die Vorbereitung und Durchführung von Fortbildungen weiterzugeben. 

Workshops sind Kraftwerke der Kreativität, des Wissensaustauschs und der Zusammenarbeit – zumindest, wenn sie gut geplant und durchgeführt werden. Doch spätestens seit der Corona-Pandemie ist eine neue Komponente hinzugekommen, die es zu berücksichtigen gilt: „Online first“. Inzwischen findet ein Großteil unserer Fortbildungen nicht mehr live vor Ort, sondern digital statt. Und das verändert einiges. Wie gelingt es, die Aufmerksamkeit und den Austausch zu fördern, wenn die Teilnehmenden teils im Konferenzraum, teils am Küchentisch sitzen?

Ob online oder physisch vor Ort: Die Kunst besteht darin, die Inhalte so aufzubereiten, dass sie in jedem Setting zünden, die Teilnehmenden mitreißen und ihre Aufmerksamkeit auf der Reise nicht verloren geht. 

1. Das Publikum kennen – Online, offline und alles dazwischen

Der erste Schritt zu einem gelungenen Workshop ist immer, sich mit den Teilnehmenden auseinander zu setzen. Von den Basics wie „Sind alle vor Ort?“, „Ist die Gruppe hybrid?“ bis hin zum Background der Zuhörer:innen. Berufserfahrung, Betriebszugehörigkeit, Vorwissen etc. geben Aufschluss darüber, wo das Publikum abgeholt werden muss. Dies gilt sowohl inhaltlich als auch technisch, z.B. in Bezug auf die digitale Affinität bei Webinaren. Je genauer ich weiß, wer vor mir sitzt, desto besser kann ich mich auf den Workshop und die Bedürfnisse und Wünsche der Teilnehmenden einstellen. Als Basis müssen natürlich die technischen Voraussetzungen erfüllt sein – vom stabilen WLAN bis zur geeigneten Software für interaktive Elemente wie Umfragen oder Breakout-Räume.

2. Das richtige Tool für die richtige Umgebung

Die Wahl der Tools macht den Unterschied und sorgt für reibungslose Beteiligung.

• Vor Ort: Analoges Arbeiten schafft haptische Erlebnisse, die im Gedächtnis bleiben. Daher eignen sich klassische Hilfsmittel wie Flipcharts, Moderationskarten oder Post-its wunderbar für Workshops an. So können Ergebnisse von Gruppenarbeiten vorgestellt und im weiteren Verlauf darauf aufgebaut und erweitert werden.
• Online: Digitale Whiteboards wie Miro oder MURAL sind ein Gamechanger, um kreative Prozesse zu visualisieren und die Teilnehmenden aktiv einzubinden. Auch Online-Umfragen oder Wortwolken-Tools helfen, Stimmungsbilder und Input der Teilnehmenden einzufangen. Der Chat sollte nebenbei für Fragen offenstehen.

Pro-Tipp: In hybriden Settings müssen Tools eingesetzt werden, die beide Welten miteinander verbinden. Beispielsweise können digitale Pinnwände oder Whiteboards auch vor Ort über Tablets oder Smartphones eingebunden werden, sodass alle an einem Dokument arbeiten können und die Inhalte und Ergebnisse für alle sichtbar sind. Wichtig: In diesem Setting unbedingt testen und bestätigen lassen, dass die Mikrofone den Ton im Konferenzraum gut einfangen. Nur so können auch die Online-Teilnehmenden Fragen oder Diskussionen, die vor Ort entstehen, gut hören. Ebenso gilt für Workshop-Leiter:innen: immer alle Anwesenden einbeziehen, damit kein Bruch zwischen den Online- und Offline-Teams entsteht. 

3. Interaktivität ist Trumpf

Egal ob online oder offline: Niemand möchte in einem Monolog gefangen sein. Ausreichend interaktive Elemente aktivieren die Gruppe, sorgen für Abwechslung und halten die Aufmerksamkeit und Konzentration hoch.

• Vor Ort: Gruppenarbeiten, physische Spiele oder kreative Brainstorming-Sessions sorgen für Bewegung und Austausch. Die Verteilung im Raum oder auch in der Umgebung sorgt für einen Perspektivenwechsel und regt den Gedankenfluss an. Das stärkt die Verbindung zwischen den Mitstreiter:innen und fördert die Dynamik.

• Online: Umfragen, Quizze oder kleine Aufgaben, die in Breakout-Räumen erledigt werden können, fördern den digitalen Austausch. Sogar kleine Rechercheaufgaben oder die Aufbereitung visueller Elemente können so kurzfristig erstellt und vorgestellt werden.

Hybrid-Tipp: Analoge und digitale Formate kombinieren. Zum Beispiel können vor Ort erstellte Post-its direkt fotografiert und ins digitale Whiteboard hochgeladen werden.

4. Flexibilität ist das A und O

Unvorhergesehene Probleme können immer auftreten – von Technik-Pannen bis zu Verspätungen. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete. 

• Plan B bereithalten: Der Klassiker ist, dass Ton oder Video einer Präsentation nicht funktionieren, weil zum Beispiel die Verbindung zu den Lautsprechern oder zum WLAN hakt. Die Unterlagen sollten daher im Zweifelsfall auch ohne Internetverbindung zugänglich sein. Außerdem habe ich die Links zu den Videos immer griffbereit, falls der Ton nicht will und damit ich im Notfall die Videos auf dem Handy oder jeder für sich anschauen kann. Adapter für den Bildschirm, Beamer und Lautsprecher gehören außerdem immer in die Workshoptasche und dürfen gerade bei Mac-Nutzer:innen nicht fehlen.

• Pufferzeiten einplanen: Gerade bei Online- und Hybrid-Workshops muss Zeit für technische Abstimmungen eingeplant werden. Vor allem, wenn nicht alle die gleiche digitale Affinität mitbringen und die Bedienung der Tools ausführlich erklärt werden muss. Aber auch bei Vor-Ort-Terminen gerät der Zeitplan schnell ins Wanken, wenn Teilnehmende zu spät kommen oder sich das Mittagessen verschiebt. Daher ist es hilfreich, sich im Vorfeld zu überlegen, welche Teile gegebenenfalls gestrichen, gekürzt oder verschoben werden können. Bei meinem letzten Seminar kam die Hälfte der Kund:innen eine halbe Stunde zu spät, weil ein Zug ausgefallen war. In Absprache mit meiner Kollegin haben wir deshalb eine kleine Übung gestrichen und den Input komprimiert.

5. Nachbereitung nicht vergessen

Ende gut, alles gut? Im besten Fall ja. Doch ein gelungener Workshop endet nicht mit dem letzten Tagesordnungspunkt. Neben einer Zusammenfassung der Inhalte bietet es sich an, die Teilnehmenden im Anschluss um Feedback zu bitten. Welche Inhalte fanden sie am spannendsten? Aus welchen Übungen konnten sie am meisten mitnehmen? Welches Tool war zu kompliziert zu bedienen? Diese Rückmeldungen helfen, die eigenen Formate kontinuierlich zu verbessern und für den nächsten Workshop weiterzuentwickeln.

Das Erfolgsrezept für Workshops

Ob online oder vor Ort: Erfolgreiche Workshops entstehen durch eine Mischung aus guter Vorbereitung, interaktiven Elementen, spannenden Inhalten und der Bereitschaft, auf die Bedürfnisse der Teilnehmenden einzugehen. Um die eigenen Ideen und Inhalte wie gewünscht vermitteln zu können, empfiehlt es sich, im Vorfeld immer ein Technik-Test zu machen. Dies gilt sowohl für Webinare als auch für Präsenzveranstaltungen. So sollten alle Funktionen wie etwa Breakout-Räume oder der Ton getestet werden. Dazu nehme ich vorab in der Regel eine Kollegin zur Seite, die sich als vermeintliche Teilnehmerin einloggt und als Beobachterin die Präsentation, Videos oder auch Übungen mit mir durchspielt.

Bei der Nutzung externer Plattformen oder Lernräume ist es auf jeden Fall sinnvoll, sich vorab mit den Programmen vertraut zu machen. Dazu bieten die Anbieter in der Regel Technik-Tests an, die ich immer nutze.

Für Vor-Ort-Termine lohnt es sich, die Ausstattung vorab zu klären und vorsichtshalber Ersatzkabel und Adapter für die Anschlüsse mitzubringen. Schließlich müssen die äußeren Umstände passen, damit man sich voll auf die Inhalte und die Teilnehmenden konzentrieren und den Workshop wie gewünscht durchführen kann. So wird mit den richtigen Tools und einem flexiblen Mindset der nächste Workshop garantiert ein Erfolg! 

Für Tipps und Tricks, wie man schwierige Teilnehmer-Typen am besten in Workshops einbindet, hat Julia einen entsprechenden Blogpost verfasst.