Agency Stories #5 – Onboarding

Miriam: Mit unserem Podcast „Praxistalk Brand Storytelling“ wollen wir euch inspirieren die Macht der Geschichten für eure Marken einzusetzen. Dafür sprechen wir mit spannenden Persönlichkeiten aus der Kommunikationsbranche über ihre Erfolge und wie sie dahin gekommen sind. Doch auch bei uns selbst, bei Mashup Communications, gibt es einiges aus dem Nähkästchen zu plaudern. Was passiert eigentlich hinter den Kulissen einer PR und Brand Storytelling Agentur? Darüber reden wir auf LinkedIn live. Und die Essenz dieser Agency Stories gibt es nun auch noch mal hier als Podcast.

Miriam: Du hattest die glückliche Situation, dass du letztes Jahr größtenteils in Elternzeit warst. Das heißt, du konntest dieses ganze „von Zuhause arbeiten“ und die Kinderbetreuung erst einmal von außen anschauen. Du hast wahrscheinlich ab und zu mit ein paar Kolleg:innen gesprochen, aber hattest erstmal nicht diese Doppelbelastung. Jetzt sind wir in Deutschland im noch viel härteren Lockdown. Wie ist es denn jetzt für dich? Hättest du es so erwartet und hast ein paar Gedankenspiele gemacht, wie das so wird?

Julia: Man hat es einfach extrem mitbekommen, nicht nur von Kolleg:innen, sondern generell auch von Eltern, wie sie schon unter dem Lockdown im März geächzt haben. Ich dachte immer: Ich finde es eigentlich gar nicht so schlimm, weil, ich habe dann ganz viel Zeit mit den Kindern. Klar, die sind 24 Stunden um einen rum, dass kann auch irgendwie mal anstrengend werden. Das war meine größte Sorge. Irgendwie habe ich es erwartet, weil es doch viel durch die Medien gegangen ist, was es für eine Belastung ist.

Unsere Kita ist schon seit Mitte Dezember geschlossen. Das zehrt schon an einem, diese permanente Belastung. Die Kinder immer vom Laptop fernhalten, wenn man arbeiten muss, und nachmittags geht die Schicht gleich weiter. Wenn man dann nicht mehr arbeitet, ist die Kinderbetreuung direkt im Anschluss, aber irgendwie zwischendurch auch. Es ist schon wirklich so hart, wie alle Leute das immer klingen lassen haben. Ich bewundere alle die das im März schon einmal geschafft haben.

Miriam: Es sind auch Kleinigkeiten, die einem fehlen. Der Nachhauseweg, dass man einmal kurz durchatmen kann. Das man diese halbe Stunde Zeit hat zwischen Arbeit und Familie. Einmal durchzuatmen und sich zu bewegen.

Julia: Bei mir ist es morgens dieser Weg. Einfach die 20 Minuten in der S- Bahn zu sitzen und irgendwas lesen, was ich lesen will, während die Kinder in der Kita sind. Mir fehlt auch ganz viel, was die Kollegen betrifft, muss ich sagen. Es ist nochmal härter, als ich erwartet hätte. Ich bin eine kleine „Labbertante“. Mir fehlt extrem dieser kleine „Schnack“ an der Kaffeemaschine oder auch kurz über den Laptop, was gefragt.

Oder sich einfach kurz mal austauschen: Wie war denn gestern noch dein Tag oder das Wochenende? Das macht man dann eher nicht über Chat habe ich das Gefühl, dass bleibt dann auf der Strecke. Ich habe nicht richtig im Detail eine Ahnung, was bei den ganzen Kollegen privat läuft. Man bekommt hier und da mal ein Schnipsel mit, aber richtig drin ist man nicht mehr. Das ist eigentlich fast noch schwerer als die Doppelbelastung mit Kindern und Arbeit.

Wir schaffen eine neue Stelle – Head of Onboarding

Miriam: Ich glaube, es gibt einige Leute, die das Ganze in Ruhe Zuhause zu sein genießen. Es hängt immer von der persönlichen Situation und vom Typ ab. Wenn ich mich richtig erinnere, bist du am 1. November zurückgekommen. Du bist jetzt seit neun Jahren bei Mashup und die Person, die unser Leben in- und auswendig kennt. Nicht nur aufgrund der veränderten Situation, dem Coronajahr. Sondern weil wir selber in einer Phase des Wachstums sind, wo das Sinn macht. Deshalb haben wir dir die Stelle des „Head of Onboarding“ angeboten. Als du das gehört hast, was ging dir da durch den Kopf? Was das bedeutet und was das beinhalten könnte?

Julia: Ich habe das im Vorgespräch mit Nora erfahren. Mein Mindset war: „Okay, es ist jetzt noch ein Monat, dann fang ich wieder an, komm wieder in mein Team, mach wieder meine Kunden, alles so wie gehabt“. Dann sagte Nora im Gespräch: „Soll ich dir einmal erzählen, was wir uns überlegt haben?“ Sie erzählte mir von dieser Stelle, und das kam für mich ganz überraschend. Ich hatte tatsächlich nach der Geburt von meinem ersten Kind überlegt und mit euch gesprochen, ob es mehr in die Richtung Business Development gehen kann. Damals hatte sich das noch nicht angeboten, deswegen war ich sehr überrascht. Es klang für mich aber total toll, weil es die Aufgaben sind, die mir im Prinzip am meisten Spaß machen.

In den vielen Jahren operativer PR war es für mich eine tolle neue Herausforderung und genau das, was mir Spaß macht. Beim Onboarding ist schon klar, dass es sich ganz viel um Menschen dreht. Sowohl der Kontakt mit den Kunden, die neu kommen, aber auch mit den Mitarbeitern, was ich sowieso schon viel neben der operativen PR gemacht hatte. Das, das jetzt mein Fokus sein darf, fand ich total toll und habe mich extrem darüber gefreut.

Ich bin super motiviert im November gestartet und dann gleich in den Lockdown. Mein erster Arbeitstag war der erste Lockdown Tag. Was dann nicht ganz so persönlich war, wie ich gedacht hätte. Das ist aber auch ein Grund, warum diese Stelle jetzt irgendwie da ist. Genau das kann auch eine Herausforderung sein, wie man startet, wenn alles plötzlich nur noch digital ist. Und dabei am Team dran zu bleiben. Da hatte ich gleich gut zu tun. Mir anzuschauen, wie das jetzt alles funktioniert, wie wir es jetzt machen und dann auch gleich zu überlegen, was man irgendwie verbessern und optimieren kann. Und den Prozess für alle Beteiligten noch angenehmer gestalten kann.

Miriam: Ich kann einmal aus unserer Sicht erzählen, wie wir darauf gekommen sind. Ein Punkt war, dass Nora und ich aus der Distanz das Team leiten. Was nochmal eine ganz andere Situation ist, wenn nicht wenigstens eine an der Quelle sitzt, was zwischen den Aufgaben und den Kunden passiert. Wir haben festgestellt, dass es einfach eine Phase ist. Ich habe gefühlt, unzählige tolle Projekte, Content Projekte, die ich gerne umsetzen möchte. Was mich dabei aber stört, ist das ganze Managen. Und auch in Phasen, wo man glücklicherweise viele neue Kunden hat, die sehr intensive Betreuung. Was mir auf der einen Seite auch wichtig ist und auch ein schwieriger Prozess, das abzugeben.

Wahrscheinlich muss man das in der Geschäftsführung oder je höher man im Management aufsteigt generell lernen auch abzugeben und zu vertrauen. Seine eigenen Ansprüche sein zu lassen. Einen Weg zu finden, sich trotzdem zu melden und mit reinzuschauen. Das man von der Qualität und Kreativität in unserem Bereich doch noch einen Einfluss hat. Wir haben uns einmal genau die Aufgaben angeschaut, die wir die letzten Monate gemacht haben. Womit wir beschäftigt waren. Das waren dann viele Sachen, wo ich beispielsweise gemerkt habe, für meinen Typ ist das nichts.

Ich mag dieses hundertmal das gleiche wiederholen nicht. Wie das bei uns läuft, warum das bei uns läuft und was die Besonderheiten sind. Was wir bei der Strategie dann immer und immer wieder besprechen. Das ist irgendwie genau dein Ding. Ich erkläre schon gerne mal was, aber nicht immer und immer wieder. Das belastet einen von der Situation her, wenn man das einfach nicht machen möchte.

Vom ersten November bis jetzt, da waren auch noch Weihnachtsferien dazwischen, hast du wahrscheinlich schon erste Learnings gezogen, was jetzt aus deiner Sicht genau passieren muss. Kannst du einmal auf uns bezogen, generell für unsere Zuschauer oder wer ein paar Inspirationen im Agenturgeschäft mitnehmen möchte, im speziellen erzählen, was deine ersten Learnings sind und wie du jetzt an das Onboarding rangehst.

Erste Learnings beim eigenen Onboarding

Julia: Lustigerweise, war mein eigenes Onboarding auch sehr turbulent. Ich bin schon so viele Jahre dabei, dann war auch noch Lockdown, was eine ganz eigene Situation ist. Ich war einmal im Büro und habe meinen Laptop bekommen. Dann saß ich im Home-Office und ich dachte nur: „Okay und jetzt?“. Ich musste erstmal wieder reinkommen, da ich alles verpasst hatte. Ich kannte Zoom, damit habe ich im Lockdown vorher Sport gemacht. Die Meeting Kultur, die jetzt nur noch per Zoom stattfindet, kannte ich dagegen noch nicht. Welche Räume benutzt ihr, wo sind die Links und wie funktioniert das alles.

Das ist jetzt gar nicht böse gemeint, aber wenn ein langjähriger Mitarbeiter wiederkommt, hat man das Gefühl, der kennt alles und kommt schon klar. In meinem eigenen Onboarding Prozess habe ich ganz viel für mich rausgezogen, denn das wird halt einfach unterschätzt. In vielen Unternehmen wird das generell unterschätzt, wie wichtig es ist, neue MitarbeiterInnen und KundInnen, aber natürlich auch alte MitarbeiterInnen wieder an Bord zu holen, sie in alle Prozesse reinzuholen. Immer wieder nachzufragen und abzuholen. Das sind Sachen, wo ich mitbekomme, wie wichtig das ist.

Ich mach mit neuen MitarbeiterInnen in regelmäßigen Abständen Check-In Gespräche. Einfach um zu schauen, wie sind sie angekommen. Gibt es schon Sachen, die ganz einfach aus der Welt zu räumen sind. Die derjenige zum Beispiel im Home-Office einfach nicht so schnell geklärt bekommt, sich nicht traut oder vielleicht auch gar nicht merkt, dass es ein Problem werden könnte. Im Gespräch stellt sich dann heraus: „Nein, das geht nicht das müssten wir irgendwie klären“ und dann ist es eine Sache von fünf Minuten. Derjenige sitzt dann gleich wieder viel besser am Team dran oder kann die Arbeit besser machen. Das sind Sachen, die mir in den ersten Monaten extrem aufgefallen sind.

Wichtig ist das auch bei neuen Kundenprojekten. Da bin ich auch am Anfang in allen Meetings dabei. Wichtig ist dabei auch zu schauen, wie kommen die Kunden an, wie läuft es in den Meetings. Das ist ein bisschen ein „Feel good Manager- Ding“. Wie sind die Schwingungen, die von den Leuten rüberkommen.  Hat man das Gefühl, sie verstehen alles, wie wir das Planen, oder muss man einfach ein bisschen mehr erklären und beraten. Damit es zum Start der Zusammenarbeit nicht irgendwelche Missverständnisse gibt, die dem Ganzen dann im Weg stehen. Ich glaube, das wird noch nicht oft praktiziert.

Das habe ich in meinem Onboarding auch gemerkt. Alle haben irgendwie viel auf dem Tisch und wenn es niemanden gibt der sich genau damit beschäftigt, fällt das manchmal unter den Tisch. Alle sind sehr motiviert. Ich würde bei uns auch nie sagen das jetzt Mitarbeitende schlecht aufgenommen werden. Da sind die Teams schon sehr hinterher, dass sie ankommen und mit in alles reingeholt werden. Trotzdem hilft es, eine Perspektive zu haben von jemanden, der nicht direkt in den Teams drin ist. Um ein bisschen den Überblick zu behalten. Vielleicht Dinge zu merken, wo die Teams ihre Scheuklappen auf haben und so konzentriert auf ihr Dailybusiness sind, dass sie das vielleicht gar nicht mitbekommen würden. Das sind die Dinge, die mir da aufgefallen sind.

Miriam: Das Onboarding bei uns: Wir haben da ein paar Sachen geplant, dass wir die ganzen Strategie Vorlagen, Setup Sachen und die ersten Dinge, mit dem der Kunde und das Team in Zusammenarbeit mit dem Kunden in Berührung kommt, noch einmal alles überarbeiten, überdenken und neugestalten. Ich bin selber gar nicht so ein Freund von Vorlagen.

Auf der einen Seite ist es natürlich immer praktisch, damit man nicht immer von vorne anfängt, gerade was das Präsentieren angeht. Es ist vielleicht eine schöne Orientierung, aber manchmal lädt es dazu ein, in diesem Gerüst zu bleiben. Das hat auch viel mit Onboarding zu tun. Wir haben schon gehört, dass sich die meisten eben solche Orientierungshilfen wünschen und die Prozesse klarer und einheitlicher sein sollen. Das alle nach dem gleichen Prinzip mehr oder weniger arbeiten. Wie ist deine Sichtweiße dazu?

Klare Prozesse und Orientierungshilfen

Julia: Dadurch das du, Nora und ich in dem Bereich ein Stück weit als Dreiergespann arbeiten. Wir beide sind da, glaube ich, sehr gegensätzlich. Ich bin der „Bewahrer Typ“. Das ist auch der Witz, der schwingt immer schon mit, seitdem ich bei Mashup angefangen habe. Das ich schaue, was man behalten kann. Deswegen bin ich ein großer Freund von festgelegten Dingen, wo man zumindest weiß, worauf man sich berufen kann. Damit man eine Grundlage hat, worauf alles aufbaut. Ich glaube, man muss eine gesunde Mischung machen.

So wie wir es machen, der Anspruch, dass es eine Grundlage und eine Vorlage gibt, ist gut, weil das auch in puncto Qualitätskontrolle wichtig ist. Wenn wir jede Strategie völlig unterschiedlich machen würden, dann hätte das Team auch nichts, worauf es sich berufen kann. Dann wäre jede Strategie unterschiedlich. Und man hätte am Ende wieder die Situation, dass man auf andere Dinge verweist. „Guck doch mal, das Team hat es so und so gemacht.“ Es braucht glaube ich schon eine gewisse Grundlage. Damit ein Grundstock an Dingen definitiv darin vorkommt. Und dann nach oben hin offen, wie wir es eben auch machen.

Pro Kunde kann dann natürlich jedes Team noch seine Kreativität irgendwie rauslassen und diese Vorlage dann auch anpassen. Wie es das Projekt, was da vor einem liegt, gerade auch verlangt. Insofern muss das eine gesunde Mischung sein. Man braucht gute Vorlagen, wo auch viel Ideeninput drin ist, in welche Richtung es gehen könnte. Und es muss von der Kommunikation für das Team klar sein, dass sie natürlich auch Dinge aufbauen, rausschmeißen oder umbauen können. Es muss nicht jede Strategie komplett gleich aussehen, aber es sollten vom Qualitätsanspruch gewisse Dinge gegeben sein. Deswegen finde ich eine Mischung, wie sie auch automatisch kommt, dadurch das wir drei zusammenarbeiten gut.

Miriam: Es ist kein einfacher Spagat. Aus der Sicht von demjenigen oder derjenigen, die alle Strategien sehen würden, zum Beispiel du, Nora und ich ist schon viel von der Gestaltung und dem Gerüst ähnlich. Nicht das jede Strategie inhaltlich gleich ist, sondern man sieht immer ähnliche Muster. Davon wird man dann selber irgendwie total taub. Der Kunde sieht ja immer nur eine Strategie.

Man versucht auch immer für einen selbst etwas Besonderes rauskitzeln, irgendwie doch nochmal zu überraschen, etwas Neues zu machen oder anders ranzugehen. Eben, auf das, was funktioniert zu vertrauen. In der PR kann man auch auf Dinge vertrauen, die schon immer funktioniert haben. Womit man in die Presse kommen kann oder nicht. Da immer noch ein bisschen weiterzudenken. Das finde ich auch total wichtig, auch da zu motivieren.

Julia: Ich glaube, das ist dann eine Kommunikationsfrage. Wie spricht man da mit dem Team und hält es im Loop. Das wirklich alle wissen, dass es erlaubt und auch gefordert ist, sogar gefördert. Das man seiner Kreativität immer freien Lauf lassen darf.

Eine Motivation für andere Agenturen

Miriam: Wie kam es eigentlich beim Team an, dass eine aus ihren Riegen in eine Rolle kommt, die irgendwie zwischen den Stühlen und mehr an Noras und meiner Sache ist? Kannst du erzählen was andere Agenturen dazu motivieren kann?

Julia: Ich hatte, als ich angefangen habe, selber Angst. Es sind auch andere Kollegen, die schon sehr lange dabei sind und sich dementsprechend auch sehr gut auskennen und mit denen ich auch befreundet bin. Ich hatte ein bisschen Angst, wenn ich jetzt diese Position starte, dass ich wahrgenommen werde, jetzt fies gesagt, wie der Spitzel. Ich setzte mich zwischen sie in ihre Reihen und soll aber eigentlich nur hören, was schiefläuft und es euch berichten. Im Endeffekt war das wirklich das komplette Gegenteil.

Es war am Anfang eine Findungsphase. Es gibt ein Gerüst an Aufgaben, die irgendwie auf meinem Tisch liegen sollen. Ich habe dann auch viel mit dem Team gesprochen. Was brauchen sie und was wünschen sie sich. Und das durchgängige Feedback war eigentlich, dass sie alle super froh sind, dass ich das jetzt mache. Das hat mich überrascht, weil sie sich auch wiederum öffnen müssen.

Das sie sich gefreut haben, dass es eine Position gibt, die eben ein Stück weit zwischen dem Team und den Chefs ist. Das man eben nicht alles gleich ganz hoch eskalieren muss, sondern auf einer kleineren Flamme schon mal über ein Projekt reden kann. Und ein paar frische Augen, die mit drauf schauen. In meiner ersten oder zweiten Woche saß ich gleich schon in einem Krisengesprächen drin, weil es da gerade bei einem Kunden Probleme gab. Da dachte ich auch: „Nicht, dass ich jetzt wahrgenommen werden wie ein Störer, der sich da einfach mit reinsetzt und das kontrolliert“. Dann hatten wir die Gespräche und im Nachhinein war es richtig schön.

Julia: Es war an dem Freitag in meiner ersten Woche, die auch sehr turbulent verlaufen ist, alles neu und anders. Dann schrieb mir unsere Kollegin Louisa eine ganz liebe Nachricht im Chat. Sie hat sich nochmal die Zeit genommen, sich hingesetzt und mir einfach nur geschrieben, dass sie es richtig toll fand, dass ich im Meeting dabei war. Das sie sich auch nochmal unterhalten haben und dass es für sie total die große Hilfe ist.

Das hat meine ganze Woche gemacht, weil ich da nochmal bestätigt wurde, dass es gut ist, dass es diese Rolle gibt. Die Rolle wird nicht negativ wahrgenommen, sondern als Chance, dass es einfach noch besser werden kann. Man Dinge noch besser lösen kann, wenn mal irgendwas im Weg liegt. Das war echt schön. Ich wusste es vorher auch nicht. Es war bisschen wie ein Überraschungsei, was da jetzt genau passiert und wie es das Team aufnimmt. Was habt ihr denn dazu gedacht?

Miriam: Eigentlich hatten wir von jedem schon ein grobes Feedback. Auf der einen Seite natürlich von Manja, wo du eigentlich in das Team hättest zurückkommen sollen. Das war die erste Person, an die wir gedacht haben, dass wir ihr das verklickern müssen, dass ihre geliebte Sparringspartnerin als Beraterin nicht mehr in ihr eigenes Team zurückkommt. Da war die Reaktion eigentlich total positiv und verständnisvoll.

Wenn Julia das nicht macht, wer dann? Eine Selbstverständlichkeit, dass es zum Teil ein vernünftiger und logischer Schritt ist. Danach haben wir es den anderen Teams gesagt und da war die Reaktion ganz ähnlich. Wir wussten eigentlich schon, dass es der Vibe ist der aus dem Team kommt. Es haben sich alle für dich gefreut. An der ein oder anderen Stelle haben sie sich gefragt, was das denn jetzt heißt und was da wohl passiert.

Da haben wir gesagt: „Wissen wir auch noch nicht. Da muss sich Julia dann irgendwie reinfuchsen“. Wir wussten eigentlich schon, dass man da keine Angst haben musste, dass sich jemand auf den Fuß getreten fühlt. Das ist auch ein Onboarding- Learning. Das die Person, die neu dazukommt, sich entsprechend auf die Stimmung einstimmt. Du hast dann auch viel ins Team reingehört, was vielleicht noch ein, zwei Kleinigkeiten und Bedürfnisse beim Thema Onboarding sind.

Der Wunsch nach Einheitlichkeit

Julia: Ich habe mit jedem Teammitglied ein kurzes Meeting gemacht. Meeting klingt immer so offiziell, wir haben uns kurz ein bisschen darüber ausgetauscht, was ich denke, was die Rolle beinhaltet, was sie denken und sich wünschen. Und da kam tatsächlich oft der Wunsch nach Einheitlichkeit beim Onboarding. Das sind Dinge, an denen ich jetzt eben arbeite.

Der Gedanke: Was muss beispielsweise einem neuen Mitarbeiter alles mitgegeben werden, damit er gleich schon auf einem Level mit den anderen ist und über uns als Unternehmen. Raus kam, dass Abläufe teilweise anderes vermittelt werden in den unterschiedlichen Teams, wenn es andere Leute machen. Das wirklich der Wunsch nach Einheitlichkeit ist. Wenn die initiale Begrüßung eine Person macht, dass man davon ausgehen kann, dass jeder, der neu dazukommt, den gleichen Wissenstand hat und mit dem gleichen Level startet. Man nicht Angst haben muss, wenn zwei Monate vorbei sind, man bestimmte Sachen durch Zufall erfährt, die man eigentlich hätte am ersten Tag erzählt bekommen müssen. Das war der Wunsch, den alle irgendwie hatten. Das es gut ist, wenn jemand drauf schaut.

Nicht nur in Bezug auf Onboarding, sondern auch allgemein auf Prozesse. Das man schaut, dass Prozesse auch Team übergreifend gleich oder zumindest ähnlich gemacht werden und nicht irgendjemand völlig aus der Bahn schlägt und seinen eigenen Weg geht. Was auch gut sein kann im Sinne, dass man dann schaut, ob nicht der Prozess von dem, der sich irgendwie seinen eigenen Weg gebahnt hat, auch auf die Anderen übertragen werden kann. Das es einfach jemanden gibt, der ein bisschen oben drüber sitzt und schaut, was nimmt man als den allgemeinen Weg für die anderen, wo sie sich orientieren können.

Miriam: Was ich auch mittelfristig finde und ich glaube, da ist der Zeitpunkt für dich noch zu nah, dass man das eben auch kontrolliert. Ich weiß aus eigener Erfahrung, ich habe mir schon viel Mühe gegeben mit Guidelines, was wie gemacht werden soll im Tool X oder im Reporting Y und dann wird es zum Teil nicht richtig gelesen, wieder vergessen und nicht im Detail durchgegangen. Dann macht es jeder bei solchen Sachen, die vielleicht nur formell aussehen, aber doch irgendwie wichtig sind, wie er es für richtig hält.

Das ist zum Beispiel eine Schwäche von mir. Ich bin auch nicht der Kontrolleur, was solche Formalitäten angeht. Das hat man zum Beispiel in den Reportings gesehen, dass du als eine der ersten Amtshandlungen die Aufgabe hast, die Reportings zu checken, die wir mit den Rechnungen rausschicken. Damit du auch weißt, was da los ist. Ich habe manchmal Momente, wo ich ein bisschen Muße hab, die Rechtschreibung und Formalitäten genauer anzuschauen. Aber im Großen und Ganzen flieg ich da schon eher drüber, ob die Kennzahlen stimmen, alles irgendwie stimmig ist und das Feedback qualitativ genug ist oder eben nicht. Ansonsten reicht es auch so.

Julia: Ich setzte da momentan auf Beharrlichkeit. Gerade in Bezug auf die Reportings sind es Sachen, die ich jedes Mal anmerke. Ich warte auf den Moment, wann das nicht mehr kommt. Momentan arbeite ich noch nicht mit „ihr müsst“. Ich merke es einfach jedes Mal konsequent wieder an. Und ich bin gespannt, wann der Moment kommt, wo es nicht mehr auftaucht.

Miriam: Das sind nur die Reportings, aber wenn man die Onboardingprozesse nochmal weiter strukturiert, ist es nicht so, dass wir das gar nicht hatten. Wir haben Ausbildungspläne und Tools, womit man alles lernt, was man bei uns lernen soll. Wenn man das aber strikter strukturiert, dann muss man entsprechend auch kontrollieren, ob das eingehalten wird. Das bringt sonst alles nichts. Das ist auch eine Challenge, auf die ich gespannt bin, wo du an einigen Stellen teilweise Micromanagment machen musst, damit das einfach sitzt, bis es dann weitergetragen wird.

Den Überblick behalten

Julia: Es ist schön, dass ich in der glücklichen Lage bin, dass es einfach ein Teil meiner Hauptaufgabe ist. Ich kann mich tatsächlich so reinfuchsen und reinarbeiten und dann da meinen Finger draufhalten, weil ich dafür die Kapazität habe. Das ist richtig gut, denn bei demjenigen liegen 2000 andere Aufgaben auf dem Tisch. Bei mir schon auch, aber bei mir ist es von der Aufgabe her einfach Teil meiner Haupttätigkeit, solche Sachen im Auge zu behalten.

Miriam: Das ist auch was, wo ich wirklich sagen muss, dass es echt gestört hat. Ich mach das auch gerne mal und bin auch manchmal gerne der „Findefuchs“, wenn es um Fehlerchen geht, aber nicht, wenn ich eigentlich weiß, ich müsste etwas Wichtigeres machen, als Reportings zu kontrollieren. Das ist auch die Einstellung zu der Aufgabe, dass man dann jedes Mal denkt: „Ach! Merk ich das jetzt an. Nehm ich mir die Zeit, die fünf Zeilen zu schrieben, was da irgendwie geändert werden muss oder lass ich es wie es ist“ und sag: „Dann lassen wir das so“. Das ist ein richtiger Unterschied, wenn es jetzt deine Aufgabe ist.

Jetzt sind wir gerade direkt im Corona- Lockdown. Du hast selbst schon gesagt, das mit den ganzen Tools, dieser ganzen Distanz und dem fehlenden Miteinander selbst für dich eine Challenge ist reinzukommen. Dabei das Team zusammenzuhalten und neue Mitarbeitende und Kunden „Onzuboarden“. Kannst du ein paar Tipps geben, welche du weitergeben würdest, die du in den paar Wochen gesammelt hast. Und einen Ausblick, wie du dir die Arbeit vorstellst, wenn wir irgendwann wieder alle im Büro sein können. Was sich dadurch mehr oder weniger ändern würde.

Tipps für Teambuilding im Homeoffice

Julia: Das ist im Prinzip das, was ich schon gesagt habe. Das man über Zoom oder welchen Client man eben benutzt, versucht nah am Team und den Kunden dranzubleiben und dort die Nähe immer wieder sucht. Was den Leuten vor allem mitgegeben werden muss, ist, dass ich da und erreichbar bin. Da hilft schon, dass die Leute sich an jemanden wenden können, der nicht direkt aus dem Team ist. Zumindest, dass man diese Nähe anbietet, vielleicht will sie jemand anderes auch gar nicht.

Vielleicht ist aber am Anfang noch nicht so viel Redebedarf, weil er noch nicht so weit ist. Worauf ich mich freue, wenn Corona irgendwann einmal vorbei ist, das ganze Zwischenmenschliche wieder zu haben. Da wird des definitiv „leichter“ meine Aufgabe zu erfüllen, weil ich dann ein besseres Gefühl für die Schwingungen bekomme, die zwischenmenschlich passieren. Da bekomme ich leichter mit, ob es mit einem Kunden schon irgendwie Probleme gibt, obwohl er erst drei Tage da ist. Wie das Gefühl zu einem Projekt ist, wenn schon irgendwie Zweifel entstehen oder ein neuer MitarbeiterIn kommt. Das bekomm ich mit, denn ich war da. Insofern wird das alles viel leichter. Ich freu mich, dass ich direkt da sein und helfen kann. Das ist das Größte.

Ich freu mich auf die Menschen und das meine Aufgabe dann, nochmal ein Stück weit „erfüllter“ wird. Es klingt zwar blöd, aber ich glaube, ich werde dann eher wahrgenommen. Jetzt ist es so, dass ich den Kontakt zu allen suchen und versuche, im Loop zu bleiben. Ich hoffe, dass wenn Corona vorbei ist, dass es tatsächlich mehr in beide Richtungen funktioniert. Das es mich als Instanz gibt, die Leute das aktiv wahrnehmen und mich einfordern und reinholen können. Das passiert aktuell eher von meiner Seite aus. Ich glaube, wenn wir uns sehen würden, würden die Leute ganz automatisch auf mich zukommen.

Miriam: Ich muss sagen, es ist eigentlich ein ganz guter Zufall. Durch Corona müssen wir lernen, solche Prozesse anders abzubilden als nur durch informelle persönliche Gespräche. So schön das ist, aber dadurch geht immer soviel verloren. In den persönlichen Gesprächen gibt es immer so viele Interpretationsfreiheiten. Du sprichst meistens nur mit einer Person und die anderen bekommen das dann nicht mit.

Dadurch, dass wir alle in Distanz im Homeoffice arbeiten und an den Strukturen und Prozessen feilen, sind wir gezwungen, alles mit dem Hintergedanken „Was ist, wenn wir dazu nicht sprechen könnten“ zu machen. Ein Prinzip muss aufgesetzt sein, dass trotzdem jeder autark arbeiten kann. Das nach unseren Prozessen und wie wir an die Dinge rangehen, mit einem Brandcharakter gearbeitet wird. Das ist gar nicht schlecht, weil man dann gezwungen ist, dass festzuhalten. Das ein Fundament da ist, aber nicht ausgeschlossen wird in einem persönlichen Gespräch zu erklären und klären. Wir können die Zeit sinnvoll nutzen und das Aufsetzen.

Julia: Das ist dann wieder diese Mischung. Du hast dann diese Grundlage, die Vorlagen und Guide Lines und on top kommt dann, dass man das einfach wieder mehr persönlich umsetzen kann.

Miriam: Eine Sache, die mir immer wieder durch den Kopf geht, ist dieses Ganze Videogechatte, wo man immer wieder ähnliche Situationen entdeckt. Die Präsentation geht nicht auf, weil man ein falsches oder nicht ganz praktisches Format gewählt hat. Mir ist wichtig, dass es auch digital funktioniert. Das man sich vernünftig vorstellt und wenn man miteinander spricht einen Check-In macht. Wenn man das nur sporadische alle zwei Monate macht, wenn man wiederrum im Office ist, dann hat man die Situation von vorne diese ganzen Kinderkrankheiten auszukurieren. Betrachtet man die Technologie, ist es sinnvoll, dass einzuschleifen und da der Micromanager:in zu sein.

Zu sagen: „Wir üben das und achten auf die und die Formate und machen das so und so“. Es ist einfacher, dass ins offline Leben zu transportieren. Wir schauen Mal, wie es in einem halben Jahr aussieht, wenn wir dann hoffentlich alle wieder physisch mehr zusammenarbeiten können, was sich dadurch verändert hat. Wir können da noch einmal ein Update machen. Ansonsten kann ich mir vorstellen, dass es zwischendurch mal den ein oder anderen Inside von dir gibt. Was sind deine aktuelle Onboardingaufgabe, an der du sitzt?

Julia: Ich überarbeite gerade den Kick-off Prozess und generell den Prozess des Onboardings. Was muss dem Mitarbeitenden mitgeteilt werden, wenn er zu uns kommt. Da sitz ich gerade dran, neue Guides zu machen.